До уваги керівників підприємств і організацій усіх форм власності!

Доводимо до Вашого відома, що згідно п. 4.5.8. «Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій» (Наказ Державного комітету архівів України від 16.03.2001 р. № 16 із змінами, внесеними згідно з Наказами Державного комітету архівів від 05.06.2007 р. № 87 і від 19.09.2008 р № 188), установи, у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду, складають акти про вилучення для знищення документів після підготування описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу (згідно номенклатури справ). Акти одночасно з описами справ подаються на розгляд ЕК установи, після чого схвалені акти про вилучення для знищення разом з описами справ з особового складу подаються на погодження ЕК архівного відділу міської ради. До опису справ з особового складу обов’язково додається історична довідка.

Також звертаємо Вашу увагу на те, що при наданні на розгляд ЕК архівного відділу акту про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, які відображають фінансово-господарську діяльність організації, необхідно додавати довідку, підписану керівником організації та головним бухгалтером і завірену гербовою печаткою (печаткою із зазначенням ідентифікаційного коду), в якій зазначається, що перевірку фінансово-господарській діяльності з питань дотримання податкового законодавства проведено державними податковими органами, а для органів виконавчої влади, державних фондів, бюджетних організацій, суб’єктів господарювання державного сектору економіки, підприємств і організацій, які отримували кошти з бюджетів усіх рівнів та державних фондів, або використовували державне чи комунальне майно, — ревізію, проведену органами державної контрольно-ревізійної служби (державної фінансової інспекції) за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності за вказаний період; спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах не було.

Також, у разі наявності в акті про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, документів, строк зберігання яких визначається статтями 186, 187, 219, 241, 242, 248, 269, 271, 319, 323, 325-328, 330, 333, 334, 336, 338, 344, 345, 351-353, 927, 928, 1006, 1007, 1011, 1083, 1086, 1090, 1109, 1323, 1434, 1580, 1684 «Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів», необхідно визначити, чи містять дані документи інформацію про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу. У разі, якщо не містять, то даною інформацією необхідно доповнити зазначену довідку. Якщо документи підлягають фінансовому моніторингу, то їх слід вилучати для знищення тільки після закінчення п’яти років.

Додатково повідомляємо, що згідно п. 2.13. «Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів», забороняється знищувати документи без попереднього проведення експертизи їхньої цінності.

Архівний відділ Лисичанської міської ради готовий надати методичну допомогу з усіх вищевказаних питань.

Начальник архівного відділу Лисичанської міської ради О.М. Гайдук