Про роботу архівного відділу Лисичанської міської ради за І півріччя 2018 року

На виконання делегованих державою виконавчим органам міської ради повноважень роботу архівного відділу Лисичанської міської ради спрямовано на зберігання документів Національного архівного фонду (далі — НАФ), що мають місцеве значення, і управління архівною справою та діловодством на території міста. Відділ є виконавчим органом міської ради без статусу юридичної особи. Чисельність відділу — три посадові особи місцевого самоврядування: начальник відділу, головний спеціаліст і спеціаліст I-ї категорії.

Відділ має 2 робочих кімнати для працівників (33 м2) та 6 архівосховищ (122 м2) с документами НАФ, протяжність стелажного обладнання складає 467 погонних метрів.

Для забезпечення роботи архівного відділу міської ради у травні 2018 року було встановлено охоронну сигналізацію у всіх архівосховищах і робочих кімнатах, з 01.06.2018 р. вона почала функціонувати; таким чином всі приміщення архівного відділу оснащені протипожежною та охоронною сигналізацією. Також в червні 2018 року було придбано для відділу 10 нових металевих стелажів, на даний час всі 6 архівосховищ повністю укомплектовані стелажним обладнанням. У червні поточного року було проведено перезарядку 4 вогнегасників.

Станом на 01.01.2018 року на зберіганні в архівному відділі знаходилось 11620 документів постійного зберігання 37 фондів. Впродовж 1-го півріччя 2018 року на зберігання надійшло 245 одиниць зберігання від Лисичанського міського відділу державної виконавчої служби Головного територіального управління юстиції у Луганській області, Відділу у м. Лисичанську Головного управління Держгеокадастру у Луганській області, Лисичанського міського відділу державної реєстрації актів цивільного стану Головного територіального управління юстиції у Луганській області, ПРАТ «ЛИНІК», виконкому Новодружеської міської ради, ВПУ № 94. В процесі перевіряння наявності і стану справ Фінансового управління Лисичанської міської ради було встановлено, що в опису справ порушено нумерацію і кількість справ у фонді зменшилася на 1 одиницю; в результаті експертизи цінності документів тимчасового зберігання за 2012 рік Окружної виборчої комісії № 107 з виборів народних депутатів України сформовано справи постійного зберігання нового фонду — Колекції документів з виборів народних депутатів України за 2012, 2018 роки.

Таким чином, станом на 01.07.2018 р. в архівному відділі в 38 фондах зберігається 11864 документи НАФ.

За звітний період до архівного відділу надійшло 156 запитів від фізичних та юридичних осіб, з них: 38 тематичних та 118 соціально-правових. Виконано 154 запити, по 2 зверненням надано роз’яснення щодо місця зберігання документів. 178 запитів надійшло через Центр надання адміністративних послуг.

Також до архівного відділу надійшов 31 запит про надання публічної інформації; всі запити виконано в строки, передбачені чинним законодавством.

За вищевказаними зверненнями фізичних та юридичних осіб видано 16 архівних витягів і 914 копій документів.

З початку року архівним відділом надано 284 консультації (особисто, по телефону, електронною поштою) щодо складання номенклатури справ, описів справ, актів, інших питань архівної справи і діловодства працівникам діловодних, експертних та архівних служб юридичних осіб мм. Лисичанська, Новодружеська, Привілля.

За I-е півріччя 2018 року на 6 засіданнях експертної комісії архівного відділу розглянуто 65 документів 29 юридичних осіб. З них:

5 положень про архів та 7 положень про експертну комісію;

11 номенклатур справ на 2358 заголовків;

7 розділів описів справ постійного зберігання на 498 справ; 6 розділів описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання на 191 справу та 14 розділів описів з кадрових питань (особового складу) на 5078 справ;

15 актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ на 35497 справ.

У тому числі на засіданнях ЕК розглянуто 24 документи 13 юридичних осіб — джерел формування НАФ відділу. З них:

— 2 положення про експертну комісію, 1 положення про архів (ТОВ «ЛИСПИ», ПРАТ «ЛИНІК»);

— 6 номенклатур справ на 1325 заголовків (Лисичанська міська рада, ПАТ «Лисичанськвугілля», ТОВ «ЛИСПИ», ПП «Редакція регіональної суспільно-політичної газети «Новий путь», КЗ «Лисичанський медичний коледж», Лисичанський міський суд Луганської області);

— 7 розділів описів справ постійного зберігання на 498 справ та 6 розділів описів з кадрових питань (особового складу) на 4946 справ (Лисичанська міська рада, ВП «Шахта ім. Д.Ф. Мельникова ПАТ «Лисичанськвугілля», Відділ державної реєстрації актів цивільного стану Лисичанського міського управління юстиції, ОВК № 107, ВПУ № 94, Лисичанський державний гірничо-індустріальний коледж, ПРАТ «ЛИНІК»);

— 8 актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ на 18330 справ (Лисичанська міська рада, ВП «Шахта ім. Д.Ф. Мельникова ПАТ «Лисичанськвугілля», Відділ державної реєстрації актів цивільного стану Лисичанського міського управління юстиції, ОВК № 107, ВПУ № 94, Лисичанський міський суд, Лисичанський державний гірничо-індустріальний коледж, ПРАТ «ЛИНІК»).

Забезпечено наповнення інформацією про архівну справу, діловодство та роботу відділу офіційного сайту Лисичанської міської ради. На сайті розміщено загальну інформацію про архівний відділ, звіти про роботу відділу, положення про архівний відділ, списки фондів, що зберігаються у відділі, зразки оформлення документів для подання на розгляд експертної комісії відділу.

В поточному році архівним відділом було підготовлено і розміщено на офіційному сайті Лисичанської міської ради 6 онлайн-виставок архівних документів: з 12.02.2018 р. до Дня вшанування учасників бойових дій на території інших держав та 29-ї річниці виведення радянських військ з Афганістану; з 24.04.2018р.-  «Відлуння Чорнобиля» до 32-ї річниці Чорнобильської трагедії; з 07.05.2018р. — «Ми пам’ятаємо» до Дня пам’яті та примирення і 73-ї річниці Перемоги; з 31.05.2018р. — до 80-х роковин Великого терору — масових політичних репресій 1937-1938 років, Дня пам’яті жертв політичних репресій; з 21.06.2018р. — до Дня скорботи і вшанування пам’яті жертв війни в Україні; з 25.06.2018р. — до 22-ї річниці Конституції України.

Регулярно розміщується інформація про проведення чергових засідань ЕК, проведення перевірок та інші матеріали. З 02.04.2018 року у мережі Facebook створено сторінку архівного відділу Лисичанської міської ради, на якій також висвітлюються основні події діяльності архівного відділу.

Спеціалістами відділу була проведена робота з картонування 245 справ, які надійшли на зберігання і з перекартонування 908 справ, оправлено та підшито 14 справ. Згідно з планом роботи була проведена робота з перевіряння наявності і стану 277 справ постійного зберігання Новодружеської міської ради, 169 справ Фінансового управління Лисичанської міської ради; 36 справ Привільської міської ради; 603 справ шахти ім. Д.Ф. Мельникова; 196 справ Управління статистики у м. Лисичанську та 10 справ ТВК з виборів Президента України ТВО № 110.

Архівним відділом було проведено нараду за підсумками роботи експертних комісій підприємств, установ та організацій 29.01.2018 р. 29.03.2018 відбувся семінар «Порядок приймання-передавання документів до архівного відділу».

Згідно плану проведення перевірок роботи архівних підрозділів та ведення поточного діловодства на підприємствах, в установах, організаціях на 2018 рік було проведено 4 перевірки: 01.03.2018 року — комплексна перевірка в Лисичанському міському суді і 3 контрольних перевірки — 29.03.2018 року — в ПАТ «Лисичанськвугілля»; 16.04.2018 р. — в Лисичанському державному гірничо-індустріальному коледжі; 17.05.2018 р. — в ВПУ № 94. За результатами перевірок складені довідки та ознайомлено керівництво даних організацій.

Начальник архівного відділу Лисичанської міської ради О.М. Гайдук