Про роботу архівного відділу Лисичанської міської ради за I квартал 2018 року

Про роботу структурних підрозділів

03.04.2018

На виконання делегованих державою виконавчим органам міської ради повноважень роботу архівного відділу Лисичанської міської ради спрямовано на зберігання документів Національного архівного фонду (далі — НАФ), що мають місцеве значення, і управління архівною справою та діловодством на території міста. Відділ є виконавчим органом міської ради без статусу юридичної особи. Чисельність відділу — три посадові особи місцевого самоврядування: начальник відділу, головний спеціаліст і спеціаліст I-ї категорії.

Відділ має 2 робочих кімнати для працівників (33 м²) та 6 архівосховищ (122 м²) с документами НАФ, протяжність стелажного обладнання складає 441 погонний метр.

Станом на 01.01.2018 року на зберіганні в архівному відділі знаходилось 11620 документів постійного зберігання 37 фондів. Впродовж I-го кварталу 2018 року на зберігання надійшло 55 одиниць зберігання від Лисичанського міського відділу державної виконавчої служби Головного територіального управління юстиції у Луганській області, Відділу у м. Лисичанську Головного управління Держгеокадастру у Луганській області. В результаті експертизи цінності документів тимчасового зберігання за 2012 рік Окружної виборчої комісії № 107 з виборів народних депутатів України сформовано справи постійного зберігання нового фонду — Колекції документів з виборів народних депутатів України за 2012, 2018 роки.

Таким чином, станом на 01.04.2018 р. в архівному відділі в 38 фондах зберігається 11675 документів НАФ.

За звітний період до архівного відділу надійшло 87 запитів від фізичних та юридичних осіб, з них: 24 тематичних і 63 соціально-правових. Виконано 86 запитів, по 1 зверненню надано роз’яснення щодо місця зберігання документів. 85 запитів надійшло через Центр надання адміністративних послуг.

Також до архівного відділу надійшло 30 запитів про надання публічної інформації; всі запити виконано в строки, передбачені чинним законодавством.

За вищевказаними зверненнями фізичних та юридичних осіб видано 11 витягів і 505 копій документів.

З початку року архівним відділом надано 117 консультацій (особисто, по телефону, електронною поштою) щодо складання номенклатури справ, описів справ, актів, інших питань архівної справи і діловодства працівникам діловодних, експертних та архівних служб юридичних осіб мм. Лисичанська, Новодружеська, Привілля.

За I квартал 2018 року на 3 засіданнях експертної комісії архівного відділу розглянуто 37 документів 18 юридичних осіб. З них:

— 3 положення про архів та 4 положення про експертну комісію;

— 9 номенклатур справ на 1986 заголовків;

— 5 розділів описів справ постійного зберігання на 421 справу; 3 розділи описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання на 182 справи та 8 розділів описів з кадрових питань (особового складу) на 4759 справ;

— 8 актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ на 15783 справи 8 юридичних осіб.

У тому числі на засіданнях ЕК розглянуто 20 документів 10 юридичних осіб — джерел формування НАФ відділу. З них:

— 1 положення про експертну комісію (ТОВ «ЛИСПИ»);

— 6 номенклатур справ на 1325 заголовків (Лисичанська міська рада, ПАТ «Лисичанськвугілля», ТОВ «ЛИСПИ», ПП «Редакція регіональної суспільно-політичної газети «Новий путь», КЗ «Лисичанський медичний коледж», Лисичанський міський суд Луганської області);

— 5 розділів описів справ постійного зберігання на 421 справу та 4 розділи описів з кадрових питань (особового складу) на 4653 справи 5 юридичних осіб (Лисичанська міська рада, ВП «Шахта ім. Д.Ф. Мельникова ПАТ «Лисичанськвугілля», Відділ державної реєстрації актів цивільного стану Лисичанського міського управління юстиції, ОВК № 107, ВПУ № 94);

— 5 актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ на 15636 справ 5 юридичних осіб (Лисичанська міська рада, ВП «Шахта ім. Д.Ф. Мельникова ПАТ «Лисичанськвугілля», Відділ державної реєстрації актів цивільного стану Лисичанського міського управління юстиції, ОВК № 107, ВПУ № 94).

Забезпечено наповнення інформацією про архівну справу, діловодство та роботу відділу офіційного Веб-порталу Лисичанської міської ради. На Веб-порталі розміщено загальну інформацію про архівний відділ, звіти про роботу відділу, положення про архівний відділ, списки фондів, що зберігаються у відділі, зразки оформлення документів для подання на розгляд експертної комісії відділу.

В поточному році архівним відділом було підготовлено і розміщено 1 он-лайн виставку архівних документів на Веб-порталі: з 12.02.2018 р. до Дня вшанування учасників бойових дій на території інших держав та 29-ї річниці виведення радянських військ з Афганістану.

Регулярно розміщується інформація про проведення чергових засідань ЕК, проведення перевірок та інші матеріали.

Спеціалістами відділу була проведена робота з картонування 55 справ, які надійшли на зберігання і з перекартонування 157 справ, оправлено та підшито 4 справи. Згідно з планом роботи була проведена робота з перевіряння наявності і стану 277 справ постійного зберігання Новодружеської міської ради.

Архівним відділом було проведено нараду за підсумками роботи експертних комісій підприємств, установ та організацій 29.01.2018 р. 29.03.2018 відбувся семінар «Порядок приймання-передавання документів до архівного відділу».

Згідно плану проведення перевірок роботи архівних підрозділів та ведення поточного діловодства на підприємствах, в установах, організаціях на 2018 рік 1 березня 2018 року було проведено комплексну перевірку в Лисичанському міському суді. 29 березня 2018 року проведено контрольну перевірку в ПАТ «Лисичанськвугілля». За результатами перевірок складено довідки та ознайомлено керівництво даних організацій.

Начальник архівного відділу Лисичанської міської ради Олена Гайдук