Про роботу архівного відділу Лисичанської міської ради за 2017 рік

Про роботу структурних підрозділів

02.01.2018

На виконання делегованих державою виконавчим органам міської ради повноважень роботу архівного відділу Лисичанської міської ради спрямовано на зберігання документів Національного архівного фонду (далі — НАФ), що мають місцеве значення, і управління архівною справою та діловодством на території міста. Відділ є виконавчим органом міської ради без статусу юридичної особи. Чисельність відділу — три посадові особи місцевого самоврядування: начальник відділу, головний спеціаліст і спеціаліст I-ї категорії.

За поданням відділу було розглянуто питання на засіданні виконавчого комітету Лисичанської міської ради та прийняте рішення виконкому від 20.06.2017 р. № 282 «Про стан архівної справи в установах, організаціях та на підприємствах м. Лисичанська».

Відділ має 2 робочих кімнати для працівників (33 м²) та 6 архівосховищ (122 м²) с документами НАФ, протяжність стелажного обладнання складає 441 погонний метр.

Станом на 01.01.2017 року на зберіганні в архівному відділі знаходилось 8978 документів постійного зберігання 33 фондів. Впродовж 2017 р. на зберігання надійшло 2642 одиниці зберігання від 13 фондоутворювачів архівного відділу (Лисичанська міська рада, Новодружеська міська рада, Привільська міська рада, Управління Держгеокадастру у м. Лисичанську, Управління Держземагентства у м. Стаханові, Лисичанський міський суд, Лисичанський державний гірничо-індустріальний коледж (Лисичанський гірничий технікум), Відділ освіти Лисичанської міської ради, КУ «Територіальне медичне об’єднання м. Лисичанськ», Фінансове управління Лисичанської міської ради, КЗ «Лисичанський медичний коледж» (Лисичанське держане медичне училище), ДВС м. Алчевськ (Алчевське міське управління юстиції), ДВС м. Кадіївка (Стахановське міське управління юстиції)).

Таким чином, станом на 01.01.2018 р. в архівному відділі в 37 фондах зберігається 10620 документів НАФ.

За звітний період до архівного відділу надійшло 327 звернень від фізичних та юридичних осіб, з них 300 — через Центр надання адміністративних послуг. Розглянуто всі 327 звернень; виконано 320 запитів, за якими видано 2035 копій документів; по 7 зверненням надано роз’яснення щодо місця зберігання документів. Переважна кількість запитів (271) мала соціально-правовий характер, 56 звернень мали тематичний та майновий характер.

Протягом року архівним відділом надано 138 консультацій щодо складання номенклатур справ, описів справ, актів, інших питань архівної справи і діловодства працівникам діловодних, експертних та архівних служб юридичних осіб мм. Лисичанська, Новодружеська, Привілля.

За 2017 рік на 12 засіданнях експертної комісії архівного відділу розглянуто 128 документів 46 юридичних осіб. З них:

— 12 положень про архів та 14 положень про експертну комісію;

— 2 інструкції з діловодства;

— 21 номенклатуру справ на 6355 заголовків;

— 14 розділів описів справ постійного зберігання на 971 справу; 9 розділів описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання на 188 справ та 34 розділи описів справ з кадрових питань (особового складу) на 7173 справи;

— 22 акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, на 49206 справ 22 юридичних осіб.

У тому числі на засіданнях ЕК розглянуто 51 документ 17 юридичних осіб — джерел формування НАФ відділу. З них:

— 2 положення про архів та 2 положення про експертну комісію (Лисичанський державний гірничо-індустріальний коледж, ПП «Редакція регіональної суспільно-політичної газети «Новий путь»);

— 1 інструкція з діловодства (ПП «Редакція регіональної суспільно-політичної газети «Новий путь»);

— 6 номенклатур справ на 3773 заголовки (Лисичанський державний гірничо-індустріальний коледж, ВП «Шахта імені Д.Ф. Мельникова ПАТ «Лисичанськвугілля», КЗ «Лисичанський міський краєзнавчий музей», Новодружеська міська рада та її виконавчий комітет, ПРАТ «ЛИНІК», Лисичанський міський комітет профспілки працівників освіти та науки);

— 14 розділів описів справ постійного зберігання на 971 справу та 11 розділів описів з кадрових питань (особового складу) на 5376 справ 13 юридичних осіб (Лисичанська міська рада, Новодружеська міська рада, Управління Держгеокадастру у м. Лисичанську, Управління Держземагентства у м. Стаханові, ПАТ «Лисичанськвугілля», ПРАТ «ЛИНІК», Лисичанський державний гірничо-індустріальний коледж (Лисичанський гірничий технікум), Фінансове управління Лисичанської міської ради, КЗ «Лисичанський міський краєзнавчий музей», ДВС м. Алчевськ (Алчевське міське управління юстиції), ДВС м. Кадіївка (Стахановське міське управління юстиції), ДВС м. Лисичанськ (Лисичанське міське управління юстиції), ВП «Шахта імені Д.Ф. Мельникова ПАТ «Лисичанськвугілля»);

— 11 актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ на 27080 справ 11 юридичних осіб (Лисичанська міська рада, Новодружеська міська рада, Управління Держгеокадастру у м. Лисичанську, ПАТ «Лисичанськвугілля», ПРАТ «ЛИНІК», Лисичанський державний гірничо-індустріальний коледж (Лисичанський гірничий технікум), Фінансове управління Лисичанської міської ради, КЗ «Лисичанський міський краєзнавчий музей», ВП «Шахта імені Д.Ф. Мельникова ПАТ «Лисичанськвугілля», Лисичанське державне медичне училище, КУ «ТМО м. Лисичанськ».

Забезпечено наповнення інформацією про архівну справу, діловодство та роботу відділу офіційного Веб-порталу Лисичанської міської ради. На Веб-порталі розміщено загальну інформацію про архівний відділ, положення про архівний відділ, списки фондів, що зберігаються у відділі, зразки оформлення документів для подання на розгляд експертної комісії відділу.

В поточному році архівним відділом також було підготовлено і розміщено 4 он-лайн виставки архівних документів на Веб-порталі: до Дня пам’яті та примирення, 72-й річниці перемоги над нацизмом у Другій світовій війні (з 04.05.2017 р.); До дня скорботи і вшанування жертв війни в Україні (з 21.06.2017 р.); «Конституція України — символ незалежності держави» (з 27.06.2017 р.); до 26-ї річниці Дня Незалежності України (з 21.08.2017 р.).

Також до 74-ї річниці визволення Луганської області від фашистських загарбників (з 01.09.2017 р.) і до Дня ветерана (з 29.09.2017 р.) були виставлені документи з фондів у робочій кімнаті відділу.

До Дня Незалежності України в газеті «Новий путь» 16.08.2017 р. була опублікована стаття «Фонди архівного відділу Лисичанської міської ради за час незалежності України», підготовлена відділом.

До 85 роковин Голодомору в Україні (з 20.11.2017 р.) у КЗ «Лисичанський краєзнавчий музей» проводилася виставка із залученням документів архівного відділу.

Регулярно розміщується інформація про проведення чергових засідань ЕК, проведення перевірок та інші матеріали.

Для забезпечення роботи архівного відділу міської ради у 2017 році було встановлено сучасну пожежну сигналізацію у всіх архівосховищах і робочих кімнатах, придбано 1000 одиниць картонажу. У липні 2017 року було проведено перезарядку 6 вогнегасників, якими забезпечено 6 архівосховищ. Спеціалістами відділу була проведена робота з картонування 2642 справ, які надійшли на зберігання і з перекартонування 2734 справ. На виконання Плану заходів щодо здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів Національного архівного фонду на 2015-2019 роки, що зберігаються в архівному відділі, було перевірено 311 справ фонду № 16 ДВАТ шахта «Чорноморка», 972 справ фонду № 7 ВАТ «Лисичанськнафтооргсинтез» (Лисичанського нафтопереробного заводу імені 60-річчя СРСР). В процесі удосконалення та перероблення опису справ Новодружеської міської ради було оправлено та підшито 20 справ, відремонтовано 73 аркуші документів.

Впродовж року архівним відділом були проведені наступні заходи: 31.03.2017 р. круглий стіл з питань архівної справи та діловодства для відповідальних за архів юридичних осіб — джерел формування НАФ відділу; 21.06.2017 — семінар з питань архівної справи та діловодства із залученням відповідальних за архів ПАТ «Лисичанськвугілля»; 26.07.2017 — засідання у форматі «круглого столу» «Складання описів з кадрових питань та актів про вилучення для знищення документів» із залученням відповідальних за архів міських житлово-експлуатаційних контор; 09.11.2017 — семінар «Планування роботи експертних комісій».

У звітному періоді архівним відділом була проведені наступні перевірки з питань діловодства та архівної справи: контрольна перевірка в КП «Редакція регіональної суспільно-політичної газети «Новий путь» (13.02.2017 р.); комплексні перевірки в ПАТ «Лисичанськвугілля» (13.04.2017 р.), в Лисичанському державному гірничо-індустріальному коледжі (17.05.2017 р.), у Вищому професійному училищі № 94 (29.08.2017 р.).

Начальник архівного відділу Лисичанської міської ради О.М. Гайдук