Про роботу архівного відділу Лисичанської міської ради за перше півріччя 2017 року

На виконання делегованих державою виконавчим органам міської ради повноважень роботу архівного відділу Лисичанської міської ради спрямовано на зберігання документів Національного архівного фонду (далі — НАФ), що мають місцеве значення, і управління архівною справою та діловодством на території міста. Відділ є виконавчим органом міської ради без статусу юридичної особи. Чисельність відділу — три посадові особи місцевого самоврядування: начальник відділу, головний спеціаліст і спеціаліст I-ї категорії.

За поданням відділу було розглянуто питання на засіданні виконавчого комітету Лисичанської міської ради та прийняте рішення виконкому від 20.06.2017 р. № 282 «Про стан архівної справи в установах, організаціях та на підприємствах м. Лисичанська».

Відділ має 2 робочих кімнати для працівників (33 м2) та 6 архівосховищ (122 м2) с документами НАФ, протяжність стелажного обладнання складає 441 погонний метр.

Станом на 01.01.2017 року на зберіганні в архівному відділі знаходилось 8978 документів постійного зберігання 33 фондів. Впродовж I-го півріччя 2017 р. на зберігання надійшло 1803 одиниці зберігання від 9 фондоутворювачів архівного відділу (Лисичанська міська рада, Новодружеська міська рада, Привільська міська рада, Управління Держгеокадастру у м. Лисичанську, Управління Держземагентства у м. Стаханові, Лисичанський міський суд, Лисичанський державний гірничо-індустріальний коледж (Лисичанський гірничий технікум), Відділ освіти Лисичанської міської ради, КУ «Територіальне медичне об’єднання м. Лисичанськ»).

Таким чином, станом на 01.07.2017 р. в архівному відділі в 37 фондах зберігається 10781 документ НАФ.

За звітний період до архівного відділу надійшло 128 звернень від фізичних та юридичних осіб, з них 116 — через Центр надання адміністративних послуг. Розглянуто всі 128 звернень; виконано 126 запитів, за якими видано 892 копії документів; по 2 зверненням надано роз’яснення щодо місця зберігання документів. Переважна кількість запитів (112) мала соціально-правовий характер, 16 звернень мали тематичний та майновий характер.

З початку року архівним відділом надано 77 консультацій щодо складання номенклатури справ, описів справ, актів, інших питань архівної справи і діловодства працівникам діловодних, експертних та архівних служб юридичних осіб мм. Лисичанська, Новодружеська, Привілля.

За I півріччя 2017 року на 6 засіданнях експертної комісії архівного відділу розглянуто 78 документів 31 юридичної особи. З них:

9 положень про архів та 9 положень про експертну комісію;

1 інструкція з діловодства;

13 номенклатур справ на 2333 заголовки;

7 розділів описів справ постійного зберігання на 587 справ; 6 розділів описів тривалого (понад 10 років) зберігання на 168 справ та 18 розділів описів з кадрових питань (особового складу) на 1692 справи;

15 актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ на 30491 справу 15 юридичних осіб.

У тому числі на засіданнях ЕК розглянуто 26 документів 11 юридичних осіб — джерел формування НАФ відділу. З них:

2 положення про архів та 2 положення про експертну комісію (Лисичанський державний гірничо-індустріальний коледж, ПП «Редакція регіональної суспільно-політичної газети «Новий путь»);

1 інструкція з діловодства (ПП «Редакція регіональної суспільно-політичної газети «Новий путь»);

2 номенклатури справ на 397 заголовків справ (Лисичанський державний гірничо-індустріальний коледж, ВП «Шахта імені Д.Ф. Мельникова ПАТ «Лисичанськвугілля»);

7 розділів описів справ постійного зберігання на 587 справ та 6 розділів описів з кадрових питань (особового складу) на 765 справ 6 юридичних осіб (Лисичанська міська рада, Новодружеська міська рада, Управління Держгеокадастру у м. Лисичанську, Управління Держземагентства у м. Стаханові, ПАТ «Лисичанськвугілля», ПРАТ «Лисичанська нафтова інвестиційна компанія);

7 актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ на 15790 справ 7 юридичних осіб (Лисичанська міська рада, Новодружеська міська рада, Управління Держгеокадастру у м. Лисичанську, ПАТ «Лисичанськвугілля», ПРАТ «Лисичанська нафтова інвестиційна компанія, Лисичанське державне медичне училище, КУ «ТМО м. Лисичанськ».

Забезпечено наповнення інформацією про архівну справу, діловодство та роботу відділу офіційного Веб-порталу Лисичанської міської ради. На Веб-порталі розміщено загальну інформацію про архівний відділ, положення про архівний відділ, списки фондів, що зберігаються у відділі, зразки оформлення документів для подання на розгляд експертної комісії відділу.

В поточному році архівним відділом також було підготовлено і розміщено 3 он-лайн виставки архівних документів на Веб-порталі: з 04.05.2017 р. до Дня пам’яті та примирення, 72-й річниці перемоги над нацизмом у Другій світовій війні; з 21.06.2017 р. До дня скорботи і вшанування жертв війни в Україні; з 27.06.2017 р. «Конституція України — символ незалежності держави».

Регулярно розміщується інформація про проведення чергових засідань ЕК, проведення перевірок та інші матеріали.

Для забезпечення роботи архівного відділу міської ради у 2017 році було встановлено сучасну пожежну сигналізацію у всіх архівосховищах і робочих кімнатах, придбано 1000 одиниць картонажу. Спеціалістами відділу була проведена робота з картонування 1803 справ, які надійшли на зберігання і з перекартонування 2734 справ. В процесі удосконалення та перероблення опису справ Новодружеської міської ради було оправлено та підшито 20 справ, відремонтовано 73 аркуші документів.

Архівним відділом було проведено 31.03.2017 р. круглий стіл з питань архівної справи та діловодства для відповідальних за архів юридичних осіб — джерел формування НАФ відділу; 21.06.2017 — семінар з питань архівної справи та діловодства із залученням відповідальних за архів ПАТ «Лисичанськвугілля».

У звітному періоді архівним відділом була проведена контрольна перевірка 13.02.2017 р. в КП «Редакція регіональної суспільно-політичної газети «Новий путь» і 2 комплексних перевірки: 13.04.2017 р. — в ПАТ "Лисичанськвугілля; 17.05.2017 р. — в Лисичанському державному гірничо-індустріальному коледжі, за результатами яких були надані методичні рекомендації з питань організації архівної справи та діловодства.

Начальник архівного відділу Лисичанської міської ради О.М. Гайдук