Про роботу архівного відділу Лисичанської міської ради за перше півріччя 2017 року

• 

Про роботу структурних підрозділів

30.06.2017

На виконання делегованих державою виконавчим органам міської ради повноважень роботу архівного відділу Лисичанської міської ради спрямовано на зберігання документів Національного архівного фонду (далі — НАФ), що мають місцеве значення, і управління архівною справою та діловодством на території міста. Відділ є виконавчим органом міської ради без статусу юридичної особи. Чисельність відділу — три посадові особи місцевого самоврядування: начальник відділу, головний спеціаліст і спеціаліст I-ї категорії.

За поданням відділу було розглянуто питання на засіданні виконавчого комітету Лисичанської міської ради та прийняте рішення виконкому від 20.06.2017 р. № 282 «Про стан архівної справи в установах, організаціях та на підприємствах м. Лисичанська».

Відділ має 2 робочих кімнати для працівників (33 м2) та 6 архівосховищ (122 м2) с документами НАФ, протяжність стелажного обладнання складає 441 погонний метр.

Станом на 01.01.2017 року на зберіганні в архівному відділі знаходилось 8978 документів постійного зберігання 33 фондів. Впродовж I-го півріччя 2017 р. на зберігання надійшло 1803 одиниці зберігання від 9 фондоутворювачів архівного відділу (Лисичанська міська рада, Новодружеська міська рада, Привільська міська рада, Управління Держгеокадастру у м. Лисичанську, Управління Держземагентства у м. Стаханові, Лисичанський міський суд, Лисичанський державний гірничо-індустріальний коледж (Лисичанський гірничий технікум), Відділ освіти Лисичанської міської ради, КУ «Територіальне медичне об’єднання м. Лисичанськ»).

Таким чином, станом на 01.07.2017 р. в архівному відділі в 37 фондах зберігається 10781 документ НАФ.

За звітний період до архівного відділу надійшло 128 звернень від фізичних та юридичних осіб, з них 116 — через Центр надання адміністративних послуг. Розглянуто всі 128 звернень; виконано 126 запитів, за якими видано 892 копії документів; по 2 зверненням надано роз’яснення щодо місця зберігання документів. Переважна кількість запитів (112) мала соціально-правовий характер, 16 звернень мали тематичний та майновий характер.

З початку року архівним відділом надано 77 консультацій щодо складання номенклатури справ, описів справ, актів, інших питань архівної справи і діловодства працівникам діловодних, експертних та архівних служб юридичних осіб мм. Лисичанська, Новодружеська, Привілля.

За I півріччя 2017 року на 6 засіданнях експертної комісії архівного відділу розглянуто 78 документів 31 юридичної особи. З них:

9 положень про архів та 9 положень про експертну комісію;

1 інструкція з діловодства;

13 номенклатур справ на 2333 заголовки;

7 розділів описів справ постійного зберігання на 587 справ; 6 розділів описів тривалого (понад 10 років) зберігання на 168 справ та 18 розділів описів з кадрових питань (особового складу) на 1692 справи;

15 актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ на 30491 справу 15 юридичних осіб.

У тому числі на засіданнях ЕК розглянуто 26 документів 11 юридичних осіб — джерел формування НАФ відділу. З них:

2 положення про архів та 2 положення про експертну комісію (Лисичанський державний гірничо-індустріальний коледж, ПП «Редакція регіональної суспільно-політичної газети «Новий путь»);

1 інструкція з діловодства (ПП «Редакція регіональної суспільно-політичної газети «Новий путь»);

2 номенклатури справ на 397 заголовків справ (Лисичанський державний гірничо-індустріальний коледж, ВП «Шахта імені Д.Ф. Мельникова ПАТ «Лисичанськвугілля»);

7 розділів описів справ постійного зберігання на 587 справ та 6 розділів описів з кадрових питань (особового складу) на 765 справ 6 юридичних осіб (Лисичанська міська рада, Новодружеська міська рада, Управління Держгеокадастру у м. Лисичанську, Управління Держземагентства у м. Стаханові, ПАТ «Лисичанськвугілля», ПРАТ «Лисичанська нафтова інвестиційна компанія);

7 актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ на 15790 справ 7 юридичних осіб (Лисичанська міська рада, Новодружеська міська рада, Управління Держгеокадастру у м. Лисичанську, ПАТ «Лисичанськвугілля», ПРАТ «Лисичанська нафтова інвестиційна компанія, Лисичанське державне медичне училище, КУ «ТМО м. Лисичанськ».

Забезпечено наповнення інформацією про архівну справу, діловодство та роботу відділу офіційного Веб-порталу Лисичанської міської ради. На Веб-порталі розміщено загальну інформацію про архівний відділ, положення про архівний відділ, списки фондів, що зберігаються у відділі, зразки оформлення документів для подання на розгляд експертної комісії відділу.

В поточному році архівним відділом також було підготовлено і розміщено 3 он-лайн виставки архівних документів на Веб-порталі: з 04.05.2017 р. до Дня пам’яті та примирення, 72-й річниці перемоги над нацизмом у Другій світовій війні; з 21.06.2017 р. До дня скорботи і вшанування жертв війни в Україні; з 27.06.2017 р. «Конституція України — символ незалежності держави».

Регулярно розміщується інформація про проведення чергових засідань ЕК, проведення перевірок та інші матеріали.

Для забезпечення роботи архівного відділу міської ради у 2017 році було встановлено сучасну пожежну сигналізацію у всіх архівосховищах і робочих кімнатах, придбано 1000 одиниць картонажу. Спеціалістами відділу була проведена робота з картонування 1803 справ, які надійшли на зберігання і з перекартонування 2734 справ. В процесі удосконалення та перероблення опису справ Новодружеської міської ради було оправлено та підшито 20 справ, відремонтовано 73 аркуші документів.

Архівним відділом було проведено 31.03.2017 р. круглий стіл з питань архівної справи та діловодства для відповідальних за архів юридичних осіб — джерел формування НАФ відділу; 21.06.2017 — семінар з питань архівної справи та діловодства із залученням відповідальних за архів ПАТ «Лисичанськвугілля».

У звітному періоді архівним відділом була проведена контрольна перевірка 13.02.2017 р. в КП «Редакція регіональної суспільно-політичної газети «Новий путь» і 2 комплексних перевірки: 13.04.2017 р. — в ПАТ "Лисичанськвугілля; 17.05.2017 р. — в Лисичанському державному гірничо-індустріальному коледжі, за результатами яких були надані методичні рекомендації з питань організації архівної справи та діловодства.

Начальник архівного відділу Лисичанської міської ради О.М. Гайдук