Лисичанский городской совет - Про ефективність роботи Центру надання адміністративних послуг

Про ефективність роботи Центру надання адміністративних послуг

Вчора, 19 квітня, на засіданні виконавчого комітету Лисичанської міської ради начальник відділу адміністративних послуг Олена Литвинюк доповіла про ефективність роботи Центру надання адміністративних послуг.

Сьогодні питання функціонування Центрів надання адміністративних послуг (далі ЦНАП) розглядається не тільки через призму якості, законності, дотримання термінів, а й через призму децентралізації, що призводить до значного розширення переліку послуг, що надаються через ЦНАП, більша частина яких делеговані.

Не виключенням є і Центр надання адміністративних послуг в м Лисичанську.

Основними завданнями ЦНАП залишаються:

— організація надання адміністративних послуг в найкоротші терміни і при мінімальній кількості відвідувань заявників;

— спрощення процедури отримання послуг і поліпшення якості їх надання;

— надання суб’єктам звернень вичерпної інформації і консультацій з питання вимог та порядку надання адміністративних послуг.

На відділ адміністративних послуг Лисичанської міської ради покладено здійснення матеріально-технічного та організаційного забезпечення діяльності ЦНАПу, керівництво і відповідальність за організацію його діяльності.

Адміністративні послуги в ЦНАП надаються через адміністратора шляхом їх взаємодії з суб’єктами надання адміністративних послуг або безпосередньо адміністраторами (видача довідок про склад сім’ї та / або зареєстрованих у житловому приміщенні осіб та реєстрація місця проживання фізичних осіб).

2015 року на «Годині контролю» з питання надання адміністративних послуг були зроблені наступні висновки:

1. Продовжувати роботу по:

а) поліпшенню якості надання адміністративних послуг в ЦНАП;

б) капітальному ремонту приміщення ЦНАП, його оснащенню і введенню його в експлуатацію.

2. Після завершення проведення капітального ремонту будівлі ЦНАП:

а) збільшити штат адміністраторів ЦНАП;

б) передати функції комунального підприємства «Паспортна служба» до ЦНАП;

в) переглянути кількість адміністративних послуг відповідно до розпорядження Кабінету Міністрів України від 16.05.2014 № 523-р

г) відкрити сайт ЦНАПу.

Сьогодні штат відділу складається з 12 одиниць:

• начальник відділу — адміністратор;

• заступник начальника відділу — адміністратор;

• адміністратор — 6 одиниць;

• державний реєстратор — 4 одиниці (на сьогодні на 1 одиницю оголошений конкурс).

Велика подяка керівництву міста, міській раді за введення додаткових штатних одиниць та заповнення вакансій.

У серпні 2015 року завершено капітальний ремонт будівлі Центру по вулиці Гетьманська, 63. Ремонт і оснащення Центру зроблені за рахунок партнерів Лисичанської міської ради — Німецького товариства з міжнародного співробітництва (GIZ) GmbH. Сьогодні ми маємо сучасне красиве приміщення, оснащене всім необхідним як для роботи співробітників, так і для відвідувачів. Відкрита зона прийому розрахована на 9 робочих місць для прийому заявників і 25 місць в зоні очікування.

Робота ЦНАПу ведеться відповідно до затвердженого рішенням виконкому від 20.10.2015 № 366 Регламенту Центру надання адміністративних послуг в м. Лисичанську. Працює ЦНАП 6 днів на тиждень, 5 днів на тиждень по 7 годин і у суботу 5 годин. На сьогодні прийом відвідувачів до 20.00 тимчасово не провадиться з метою безпеки співробітників і відвідувачів.

Через ЦНАП надається 64 послуги, з них 59 — адміністративні послуги, 1 послуга з прийняття декларації, 4 послуги, які прирівнюються до адміністративних. 55 послуг надається через адміністраторів або самими адміністраторами, 9 послуг надається державним кадастровим реєстратором безпосередньо в приміщенні ЦНАПу.

Робота, яку сьогодні виконує ЦНАП, потрібна і своєчасна. Адміністратори намагаються вникнути в кожну конкретну ситуацію, забезпечити збір необхідної інформації та супутніх документів без участі замовника. Відсутність визначених прийомних днів та годин, обідньої перерви, яка часто не збігалася в різних організаціях, також позитивно оцінюються відвідувачами. Напевно, відчули відсутність заявників і служби, які не відволікаються на нескінченні консультації, візити заявників, прийом документів. Окремі слова подяки потрібно висловити керівництву міста за забезпечення ЦНАПу. Заявники в повному обсязі забезпечені всіма необхідними бланками, закуплений папір для виготовлення довідок, виготовлені необхідні для роботи печатки та штампи. Надана додаткова комп’ютерна техніка, ведеться робота по обладнанню архівного приміщення. Це не марнотратство, а розуміння вимог законодавства та створення комфортних умов для громадян міста.

Позитивним моментом в роботі Центру можна назвати появу сайту. Він сьогодні далекий від ідеалу, мало функціональний з точки зору наявності посилань, переходів, можливості скачування бланків і т.д., однак інформаційну складову ми намагаємося підтримувати в актуальному стані. Проводимо роботу над видозміною сайту. Є добірка матеріалу для розміщення на сайті, продуманий формат доступу до тієї чи іншої інформації. Інформація повинна не тільки бути в наявності, але нею повинно бути зручно користуватися. Залишилося тільки реалізувати все це. Сьогодні робота із сайтом здійснюється тими ж адміністраторами ЦНАПу, тільки в неробочий час в домашніх умовах. Відділ комп’ютерного забезпечення не відмовляє нам у допомозі, але реально виділити людські ресурси для забезпечення даної роботи не може.

Незважаючи на всі робочі труднощі, брак людських ресурсів, висловлюємо слова подяки начальнику відділу комп’ютерного забезпечення Курдюкову В. О. Саме його зусиллями встановлюється та підтримується у робочому стані все програмне забезпечення роботи ЦНАП — бази, автоматизовані робочі місця, всі комп’ютери об’єднані у локальну мережу, організовано сайт ЦНАПу. Вся комп’ютерна та оргтехніка завжди своєчасно лагодиться, налаштовується, і безперебійно працює.

Якщо розглядати статистику звернень до ЦНАПу, то за 2015 рік було надано 6927 адміністративних послуг. За I квартал 2016 років через ЦНАП надано 8300 адміністративних послуг. Середньомісячна кількість звернень з 578 зросла до 2767, тобто у 5 разів. Цей приріст дали 6 адміністративних послуг, суб’єктом надання яких став безпосередньо відділ адміністративних послуг, а саме видача довідок про склад сім’ї та/або зареєстрованих у житловому приміщенні та послуги, пов’язані з реєстрацією/зняттям з реєстрації місця проживання. Ці цифри наведені без урахування щоденних консультацій. Для здійснення вищевказаних функцій здійснено прийом картотеки від Лисичанського МВ УДМС, під розміщення якої довелося віддати приміщення, що планувалося під супутні послуги: копіювання, роздрукування тексту, продаж канцелярських товарів тощо. Для здійснення функцій по реєстрації бізнесу і нерухомості мають бути прийняті ще архіви від Лисичанського МУЮ .

Нові комфортні умови, розширення переліку послуг — все це позитивні моменти в роботі ЦНАПу, але одночасно це і додаткові труднощі. Це наявність черг, яких не було, збільшення навантаження на адміністраторів, які ведуть безперервний прийом заявників, збільшення навантаження на будівлю (іноді не вистачає місць в зоні очікування). Все це призводить до збільшення числа незадоволених відвідувачів, які звинувачують у ситуації, що склалася всіх, починаючи з адміністраторів, переходячи на керівництво міста, далі — країни. Вже сьогодні відчутно значне збільшення обсягу технічної роботи. Це ведення реєстрів, щоденне заповнення відомостей для передачі інформації контролюючим організаціям, відділу ведення Державного реєстру виборців, складання протоколів адміністративних порушень і т. і. З 01.05.2016 з початком виконання функцій з реєстрації нерухомості та бізнесу додасться робота по прошивання реєстраційних справ, що є обов’язковою вимогою. Цю роботу виконують адміністратори після прийому заявників або доводиться звільняти окремих адміністраторів від прийому для своєчасного виконання супутньої роботи. Тому, запобігаючи ситуації з кілометровими чергами і нескінченними скаргами на нездатність організувати роботу ми направили службову записку на ім’я міського голови з проханням винесення питання про збільшення штатної чисельності на розгляд міською радою. Необхідно як збільшення кількості адміністраторів на 2 одиниці, так і введення одиниць, які не будуть задіяні в прийомі заявників — 1 одиниця спеціаліста 1 категорії та 1 одиниця оператора комп’ютерного набору.

Актуальним на сьогоднішній день є організація виїзних прийомів, або як сформульовано в Законі України «Про адміністративні послуги», віддалених місць для роботи адміністраторів центру. Вирішення цього питання вимагає, знову таки, виділення додаткових коштів на оснащення робочого місця і наявність людського ресурсу. Сьогодні, знявши одного адміністратора з прийому, ми створимо труднощі для заявників в ЦНАПі у вигляді черги. Цим питанням відділ займається системно і після прийому функцій від державної реєстраційної служби та відпрацювання механізму щодо їх надання сподіваємося його реалізувати в південних кварталах міста. Хоча вже сьогодні деякі політичні сили намагаються взяти собі лаври першості в цьому питанні направляючи на нас свої звернення.

Працюючи над якістю надання послуг адміністратори виходять насамперед із інтересів заявників і з урахуванням чинного законодавства. Законом України «Про адміністративні послуги» передбачено, що суб’єкти надання адміністративних послуг зобов’язані працювати над спрощенням механізму надання послуги і максимально отримувати інформацію або документи для її надання без участі заявників. Цей процес є найболючішим і проблемним, тому що для багатьох суб’єктам простіше або зручніше, якщо всі документи принесе сам заявник, а чого це коштує заявникові нікого не хвилює. З деякими службами вдалося знайти взаєморозуміння (відділ у справах сім’ї, молоді та спорту), з іншими продовжуємо працювати.

Мінливими є і вимоги до оформлення документів. Труднощі в тому, що немає затверджених вимог до заповнення, є тільки перелік документів і, в кращому випадку бланк. Все інше творчість суб’єктів надання послуг. Ось і доводиться кожен раз робити «зручні» приписування до тексту, інакше документи у адміністраторів не приймаються службами.

Багато робочого часу йде на здачу вихідних пакетів документів і отримання результатів. Щодня протягом 2 годин 2 адміністратора розносять документи по службам і отримують результати. Бувають випадки, коли результат службою не остаточно підготовлений до видачі і фахівці служб просять прийти адміністратора за результатом зранку. Таким чином, час, який міг бути витрачений на обробку документів, витрачається на ходіння по службам. Самостійно забирати і повертати документи служби відмовляються, посилаючись на те, що це робота адміністраторів. Після походу по службам адміністратор зобов’язаний відсканувати отримані результати, прикріпити все це в програму і повідомити заявника про готовність результату.

Проблеми і перспективи.

1. Відповідно до прийнятого розпорядження Кабінету Міністрів України від 16.05.2014 № 523-р «Деякі питання надання адміністративних послуг органів виконавчої влади через центри надання адміністративних послуг» через ЦНАП обов’язково повинні надаватися 52 адміністративні послуги органів виконавчої влади: колишньої реєстраційної служби, міграційної служби, управління Держгеокадастру. На сьогодні перелік послуг Держгеокадастру надаються або через адміністраторів, або безпосередньо державним кадастровим реєстратором. Навантаження на державного кадастрового реєстратора в ЦНАПі незначна через відсутність фахівців в управлінні. Працюють вони виключно на видачу документів, а робоче місце зайняте цілий день. Крім того, обладнано робоче місце нашої комп’ютерною технікою. Послуги колишньої реєстраційної служби будуть надаватися через ЦНАП в повному обсязі з 01.05.2016, коли ці функції перейдуть до міської ради. Послуги міграційної служби за внутрішніми паспортами надаються через ЦНАП за винятком паспортів у вигляді ID-карт і паспортів для виїзду за кордон. Для надання цих функцій необхідне дороге обладнання. Придбати зазначене обладнання за кошти місцевого бюджету дорого. Якщо буде державний трансферт на придбання цього обладнання, можна буде ставити питання про надання послуг з отримання паспортів через ЦНАП. Це перспектива в розвитку нашого Центру

2. Проблемою залишається створення реєстру територіальної громади. Зміст реєстру визначено на законодавчому рівні, а ось вимоги до програмного продукту, на основі якого буде створюватися реєстр, відноситься до компетентності ДМС. Постановою Кабінету Міністрів від 02.03.2016 № 207 визначено принципові підходи до організації реєстру, що працює через інтернет-ресурс ДМС і має вихід до Єдиного демографічного реєстру. Однак практичних кроків по реалізації цієї ідеї немає.

Але навіть у сьогоднішній ситуації основний акцент фахівців ЦНАПу робиться на зручність отримання послуг для мешканців та суб’єктів господарювання нашого міста і приїжджих, доступність, швидкість, мінімум візитів. І підходимо ми до цих питань перш за все з точки зору зручності для заявника.

Висновки:

Продовжувати роботу по розвитку Центру надання адміністративних послуг у м. Лисичанську, по збільшенню переліку послуг, що надаються через ЦНАП без негативного впливу на якість і зручність для жителів і гостей нашого міста.