Про роботу архівного відділу Лисичанської міської ради за III квартал 2017 року

• 

Про роботу структурних підрозділів

03.10.2017

На виконання делегованих державою виконавчим органам міської ради повноважень роботу архівного відділу Лисичанської міської ради спрямовано на зберігання документів Національного архівного фонду (далі — НАФ), що мають місцеве значення, і управління архівною справою та діловодством на території міста. Відділ є виконавчим органом міської ради без статусу юридичної особи. Чисельність відділу — три посадові особи місцевого самоврядування: начальник відділу, головний спеціаліст і спеціаліст I-ї категорії.

Відділ має 2 робочих кімнати для працівників (33 м2) та 6 архівосховищ (122 м2) з документами НАФ, обладнаних сучасною протипожежною сигналізацією; протяжність стелажного обладнання складає 441 погонний метр.

Станом на 30.06.2017 року на зберіганні в архівному відділі знаходився 10781 документ постійного зберігання 37 фондів. Протягом III кварталу було прийнято 226 справ від Привільської міської ради, Новодружеської міської ради та Управління Держгеокадастру у м. Лисичанську. Таким чином, станом на 01.10.2017 р. в архівному відділі в 37 фондах зберігається 11007 документів НАФ.

За звітний період до архівного відділу надійшло 81 звернення від фізичних та юридичних осіб, з них 77 — через Центр надання адміністративних послуг. Всі звернення були розглянуті; виконано 79 запитів, за якими видано 547 копій документів; по 2 зверненням надано роз’яснення щодо місця зберігання документів. Переважна кількість запитів мали соціально-правовий характер, 7 звернень були тематичного та майнового характеру.

Протягом кварталу архівним відділом надано 36 консультацій щодо складання номенклатури справ, описів справ, актів, інших питань архівної справи і діловодства працівникам діловодних, експертних та архівних служб юридичних осіб мм. Лисичанська, Новодружеська, Привілля.

За III квартал 2017 року на 3 засіданнях експертної комісії архівного відділу розглянуто 36 документів 13 юридичних осіб. З них:

— 1 положення про архів та 2 положення про експертну комісію;

— 1 номенклатура справ на 102 заголовки;

— 7 розділів описів справ постійного зберігання на 71 справу; 2 розділи описів тривалого (понад 10 років) зберігання на 20 справ та 14 розділів описів з кадрових питань (особового складу) на 967 справ;

— 9 актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ на 7816 справ 5 юридичних осіб.

У тому числі на засіданнях ЕК розглянуто 14 документів 6 юридичних осіб — джерел формування НАФ відділу. З них:

7 розділів описів справ постійного зберігання на 71 справу та 4 розділи описів з кадрових питань (особового складу) на 107 справ 6 юридичних осіб (КЗ «Лисичанський міський краєзнавчий музей», Лисичанське міське управління юстиції, Алчевське міське управління юстиції, Стахановське міське управління юстиції, Лисичанський гірничий технікум, фінансове управління Лисичанської міської ради);

3 акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ на 2626 справ 3 юридичних осіб (КЗ «Лисичанський міський краєзнавчий музей», Лисичанський гірничий технікум, фінансове управління Лисичанської міської ради«).

За звітний період архівним відділом було підготовлено і розміщено он-лайн виставку архівних документів до 26-ї річниці Дня Незалежності України на Веб-порталі Лисичанської міської ради; також до 74-ї річниці визволення Луганської області від фашистських загарбників були виставлені документи з фондів відділу у робочій кімнаті.

До Дня Незалежності України в газеті «Новий путь» 16.08.2017 р. було опубліковано статтю «Фонди архівного відділу Лисичанської міської ради за час незалежності України», підготовлену відділом.

Регулярно розміщується інформація про проведення чергових засідань ЕК, проведення перевірок та інші матеріали.

Забезпечено наповнення інформацією про архівну справу, діловодство та роботу відділу офіційного Веб-порталу Лисичанської міської ради. На Веб-порталі розміщено загальну інформацію про архівний відділ, положення про архівний відділ, списки фондів, що зберігаються у відділі, зразки оформлення документів для подання на розгляд експертної комісії відділу.

Протягом кварталу спеціалістами відділу було проведено роботу з картонування 226 справ, які надійшли на зберігання і з перекартонування 311 справ. Також було проведено роботу зі складання каталогів документів: складено 40 карток на 36 одиниць зберігання. На виконання Плану заходів щодо здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів Національного архівного фонду на 2015-2019 роки, що зберігаються в архівному відділі, було перевірено 311 справ фонду № 16 ДВАТ шахта «Чорноморка».

26.07.2017 р. в архівному відділі відбувся круглий стіл «Складання описів з кадрових питань та актів про вилучення для знищення документів» для відповідальних за архів міських житлово-експлуатаційних контор.

Спеціалістами відділу 29.08.2017 р. було проведено комплексну перевірку Вищого професійного училища № 94, за результатами якої були надані методичні рекомендації з питань організації архівної справи та діловодства.

Начальник архівного відділу Лисичанської міської ради О.М. Гайдук