Звіт про роботу архівного відділу Лисичанської міської ради за 1 квартал 2019 року

Про роботу структурних підрозділів

01.04.2019

На виконання делегованих державою виконавчим органам міської ради повноважень роботу архівного відділу Лисичанської міської ради спрямовано на зберігання документів Національного архівного фонду (далі — НАФ), що мають місцеве значення, і управління архівною справою та діловодством на території міста. Відділ є виконавчим органом міської ради без статусу юридичної особи. Чисельність відділу — три посадові особи місцевого самоврядування: начальник відділу, головний спеціаліст і спеціаліст I-ї категорії.

Відділ має 2 робочих кімнати для працівників (33 м2) та 6 архівосховищ (122 м2) з документами НАФ, протяжність стелажного обладнання складає 467 погонних метрів. Всі приміщення архівного відділу оснащені протипожежною та охоронною сигналізацією.

Станом на 01.01.2019 року на зберіганні в архівному відділі знаходилось 11972 документи постійного зберігання 37 фондів. Впродовж 1 кварталу 2019 року до Державного архіву Луганської області, згідно з планом, було передано 269 одиниць зберігання 4 фондів: Лисичанського міського комітету Товариства Червоного Хреста України; Лисичанського райкому профспілки працівників вугільної промисловості; Державної нотаріальної контори м. Верхній; Державної нотаріальної контори м. Лисичанськ. На зберігання до архівного відділу надійшло 119 одиниць зберігання від Лисичанської міської ради і Привільської міської ради.

Відповідно до Указів Президента України від 12.06.2015 № 334 «Про заходи щодо поліпшення національно-патріотичного виховання дітей та молоді» та від 13.10.2015 № 580 «Про Стратегію національно-патріотичного виховання дітей та молоді на 2016-2020 роки», розпорядження Кабінету Міністрів України від 18.10.2017 № 743 «Про затвердження плану дій щодо реалізації Стратегії національно-патріотичного виховання дітей та молоді на 2017-2020 роки» у лютому 2019 року працівниками архівного відділу Лисичанської міської ради була проведена робота зі збирання усної історії та створення колекції документів, які висвітлюють період проведення Операції об’єднаних сил (ООС) (Антитерористичної операції (АТО) в Луганській та Донецькій областях в м. Лисичанську. Значну допомогу при зборі матеріалів для колекції надали відділ з питань внутрішньої політики, зв’язків з громадськістю і ЗМІ, відділ освіти і відділ культури Лисичанської міської ради. В результаті проведеної роботи було створено новий фонд — Колекцію документів періоду проведення АТО в Луганській та Донецькій областях (м. Лисичанськ).

Спеціалістами архівного відділу в 1 кварталі було проведено роботу з удосконалення і перероблення опису справ постійного зберігання фонду Лисичанська станція «Підземгаз», документи якого знаходяться в архівному відділі, в результаті якої було додатково сформовано 1 справу постійного зберігання. Таким чином, станом на 01.04.2019 року в архівному відділі в 34 фондах зберігається 11833 документів НАФ.

За звітний період до архівного відділу надійшло 72 запити від фізичних та юридичних осіб, з них 13 тематичних і 59 соціально-правових. 65 запитів надійшло через Центр надання адміністративних послуг, всі 72 запити виконано. За вищевказаними зверненнями фізичних та юридичних осіб видано 7 архівних витягів і 530 копій документів.

З початку року архівним відділом надано 124 консультації (особисто, по телефону, електронною поштою) щодо складання номенклатур справ, описів справ, актів, інших питань архівної справи і діловодства працівникам діловодних, експертних та архівних служб юридичних осіб мм. Лисичанська, Новодружеська та Привілля.

За перший квартал на 4 засіданнях експертної комісії архівного відділу розглянуто 40 документів юридичних осіб: Лисичанської міської ради, Привільської міської ради, приватного підприємства «Редакція регіональної суспільно-політичної газети «Новий путь», КЗ «Лисичанський медичний коледж», Вищого професійного училища № 94, Лисичанського обласного протитуберкульозного диспансеру, ПРАТ «Лисичанська нафтова інвестиційна компанія», Лисичанського державного гірничо-індустріального коледжу, КЗ «Лисичанський міський краєзнавчий музей», КЗ «Лисичанський дошкільний навчальний заклад (ясла-садок) № 3 «Дюймовочка», управління праці та соціального захисту населення Лисичанської міської ради, ТОВ «Лисичанський пивоварний завод», відділу культури Лисичанської міської ради, Лисичанського міського центру соціальних служб для сім’ї, дітей та молоді, Лисичанської територіальної організації профспілки працівників вугільної промисловості, окружної виборчої комісії територіального виборчого округу № 107, управління адміністративних послуг Лисичанської міської ради, КУ «ТМО м. Лисичанськ». З них:

— 2 положення про експертну комісію;

— 15 інструкцій з діловодства;

— 8 номенклатур справ на 1560 заголовків;

— 3 розділи описів справ постійного зберігання на 357 справ; 4 розділи описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання на 708 справ та 4 розділи описів справ з кадрових питань (особового складу) на 601 справу;

— 4 акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ на 6363 справи.

На офіційному сайті Лисичанської міської ради розміщено загальну інформацію про архівний відділ, звіти про роботу відділу, положення про архівний відділ, списки фондів, що зберігаються у відділі, зразки оформлення документів для подання на розгляд експертної комісії відділу.

В поточному кварталі архівним відділом було підготовлено і розміщено он-лайн виставку архівних документів на сайті до Дня вшанування учасників бойових дій на території інших держав та 30-ї річниці виведення радянських військ з Афганістану.

Регулярно розміщується інформація про проведення чергових засідань ЕК, проведення перевірок та інші матеріали.

Спеціалістами відділу проведено роботу з картонування 129 справ, які надійшли на зберігання; відремонтовано, оправлено та підшито 132 справи, 542 аркуші. Згідно з планом роботи було проведено роботу з перевіряння наявності і стану 451 справи постійного зберігання наступних фондів: Лисичанського міського комітету Товариства Червоного Хреста України; Лисичанського райкому профспілки працівників вугільної промисловості; Державної нотаріальної контори м. Верхній; Державної нотаріальної контори м. Лисичанськ, Лисичанської станції «Підземгаз».

Архівним відділом було проведено 30.01.2019 року нараду за підсумками роботи за 2018 рік і визначенням пріоритетних завдань на 2019 рік для врахування в роботі експертних комісії юридичних осіб — джерел формування НАФ; 29.03.2019 року круглий стіл «Організація роботи експертних комісій».

Начальник архівного відділу Лисичанської міської ради Олена Гайдук