Про роботу трудового архіву Лисичанської міської ради за 2018 рік

• 

Про роботу структурних підрозділів

18.01.2019

Відповідно до п.10 ч.1 ст.38 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» трудовий архів Лисичанської міської ради виконує самоврядні повноваження — централізоване тимчасове зберігання архівних документів, що утворилися в процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб, на відповідній території, і інших архівних документів, що не відносяться до Національного архівного фонду.

Відповідно до покладених на нього завдань, трудовий архів здійснює прийом на подальше зберігання документів з кадрових питань (особового складу) ліквідованих юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців, які припинили свою діяльність; прийом виборчої документації тимчасового строку зберігання; забезпечує зберігання прийнятих документів; організовує використання документів в службових, соціально-правових та інших цілях.

Трудовий архів є виконавчим органом міської ради без статусу юридичної особи. Чисельність трудового архіву — вісім фахівців без статусу посадових осіб місцевого самоврядування: завідувач, три головні архівісти, чотири архівісти I категорії.

Приміщення трудового архіву Лисичанської міської ради розташовані у пристосованій адмінбудівлі на 1-му, 2-му, 3-му, 4-му поверхах. У 2018 році трудовий архів отримав один робочий кабінет, таким чином у розпорядженні архіву 4 робочі кабінети загальною площею 71,3 кв.м. та 15 архівосховищ, загальною площею 459,9 кв. м., протяжність стелажного обладнання складає 1675,85 пог.м. Усе стелажне обладнання, у відповідності до вимог зберігання архівних документів, металеве або комбіноване.

Для забезпечення сталої роботи трудового архіву та збереженості соціально-значимих документів, що находяться на зберіганні у архіві, у травні 2018 року було встановлено охоронну сигналізацію у всіх архівосховищах і робочих кабінетах. З 01.06.2018 р. вона почала функціонувати; таким чином всі приміщення трудового архіву оснащені протипожежною та охоронною сигналізацією. Також в червні 2018 було проведено перезарядку 18 вогнегасників.

Трудовий архів Лисичанської міської ради найбільший з архівних установ Луганської області за кількістю документів, що знаходяться на зберіганні; за кількістю довідок соціально-правового характеру, що виконуються; за площею приміщень.

Станом на 01.01.2019 року на зберіганні в трудовому архіві знаходиться 285 фондів, що складає 104886 од. зб. документів з кадрових питань та тривалого зберігання, ліквідованих підприємств, установ та організацій. Впродовж 2018 року на зберігання надійшли документи ПП «Азон» у кількості 3 од. зб.

Найважливішою функцією трудового архіву є надання довідок соціально-правового характеру для оформлення та перерахунку пенсій, для встановлення або надання пільг, для задоволення соціальних та інших потреб. Діяльність трудового архіву з надання довідок соціально-правового характеру має соціальну значимість.

За звітний період до трудового архіву надійшло 1346 запитів на виконання довідок соціально правового характеру, що на 86 запитів більше, ніж у 2018 році. З них — 291 запит від юридичних і фізичних осіб іноземних держав.

За 2018 рік архівом виконано 6818 архівних довідок про заробітну плату, стаж роботи, відпусток без оплати праці, довідок щодо пільгового стажу роботи, відпрацьованих днів/годин у важких умовах праці, довідок про тарифну ставку, витягів із наказів. Кількість архівних довідок, виконаних у 2018 році, на 210 архівних довідок більше ніж за 2017 рік. Також надано 1173 копії архівних документів.

По архівним довідкам, що виконані трудовим архівом, протягом 2018 року Управлінням Пенсійного фонду України у м. Лисичанську було проведено 284 зустрічні перевірки, що на 75 перевірок більше ніж у 2017 році. Розбіжностей з первинними документами не виявлено. Перевірка відповідності відомостей, викладених в архівних довідках первинним документам, відбувається у присутності архівістів трудового архіву, про що складається акт.

Протягом 2018 року завідувач трудового архіву прийняв участь у 11 засіданнях експертної комісії архівного відділу Лисичанської міської ради, де було розглянуто 89 документів 40 юридичних осіб.

Впродовж 2018 року за консультаційно-методичною допомогою щодо впорядкування документів з кадрових питань, у трудовий архів зверталися керівники та ліквідатори таких підприємств і організацій: «ЖЕК № 5», «ЖЕК № 1», «ЖЕК № 8», ВАТ «Лисичанське АТП № 10919», ВАТ «Лисичанський склозавод «Пролетарій», ТОВ «Азон», ТОВ «Гуматекс ЛТД», ТОВ «РН-Транс Україна», ЛКП «Лисичанське тролейбусне управління». Також проводилась робота по підприємствам, які не перебувають у процедурі ліквідації, але тривалий час не ведуть господарську діяльність, як то ДП «Лисичанське управління магістральних нафтопродуктопроводів», ЗАТ «Лисичанське будівельне управління», щодо організації надання довідок-соціально-правового характеру посадовими особами цих підприємств.

За звітний період, трудовим архівом була проведена перевірка наявності та стану документів фондів, що знаходяться на зберіганні, загальною кількістю 1321 од. зб. Були проведені роботи по оправці і підшивці документів — 40 од. зб., ремонту документів з паперовою основою — 90 од. зб. Також були вдосконалені і перероблені описі справ фондів МП «Резерв», ТОВ «Оіл Менеджмент Груп», Управління фінансово-економічного аналізу та прогнозу, ДП «Лайон» ТОВ «Лисичанський завод гумових технічних виробів», ТОВ «Лисичанський торговий дім», загальною кількістю 92 од. зб.

З початку року фахівцями трудового архіву надано 235 консультацій (особисто, по телефону, електронною поштою) щодо місцезнаходження документів з кадрових питань ліквідованих підприємств, порядку звернень для отримання довідок соціально-правового характеру.

З метою інформування громадян щодо роботи трудового архіву та порядку звернень громадян, на сайті Лисичанської міської ради розміщена сторінка з відповідною інформацією, постійно оновлюється список ліквідованих підприємств, документи яких надійшли на зберігання до трудового архіву.

З метою контролю за упорядкуванням та станом збереженості документів з кадрових питань, трудовий архів веде облік юридичних осіб, що перебувають на стадії ліквідації (банкрутства) протягом ліквідаційної процедури. Але для виконання цієї функції трудовому архіву не надані дієві важелі впливу у випадку неналежного виконання свої обов’язків ліквідаторами.

На теперішній час у процедурі ліквідації знаходяться (всі данні щодо стану підприємств, взяті з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб підприємців) такі підприємства нашого міста: ПАТ «Лисичанський склозавод «Пролетарій», КП «Лисичанське тролейбусне управління», ТОВ «Ліспрод», ВАТ «Лисичанське автотранспортне підприємство 10919». Трудовим архівом проводиться робота з ліквідаторами щодо упорядкування документів, складання описів справ та підготовки документів до передавання на подальше зберігання у трудовий архів.

За поданням трудового архіву у жовтні 2018 року на засіданні виконавчого комітету Лисичанської міської ради було розглянуто питання «Про виконання трудовим архівом самоврядних повноважень виконавчих органів місцевих рад», де були висвітлені основні аспекти та проблеми діяльності архіву, напрями подальшої роботи з урахуванням надходження на зберігання документів підприємств, що знаходяться у процедурі ліквідації.

Завідувач трудового архіву І.О. Соловей