Про роботу архівного відділу Лисичанської міської ради за 2018 рік

Про роботу структурних підрозділів

02.01.2019

На виконання делегованих державою виконавчим органам міської ради повноважень роботу архівного відділу Лисичанської міської ради спрямовано на зберігання документів Національного архівного фонду (далі — НАФ), що мають місцеве значення, і управління архівною справою та діловодством на території міста. Відділ є виконавчим органом міської ради без статусу юридичної особи. Чисельність відділу — три посадові особи місцевого самоврядування: начальник відділу, головний спеціаліст і спеціаліст I-ї категорії.

За поданням архівного відділу було розглянуто питання на засіданні виконавчого комітету Лисичанської міської ради та прийняте рішення виконкому від 04.09.2018 № 451 «Про стан архівної справи в установах, організаціях та на підприємствах м. Лисичанська», де висвітлені основні аспекти діяльності відділу та напрями подальшої, перспективної роботи з установами, організаціями та підприємствами, в діяльності яких створюються документи Національного архівного фонду.

Відділ має 2 робочих кімнати для працівників (33 м²) та 6 архівосховищ (122 м²) з документами НАФ, протяжність стелажного обладнання складає 467 погонних метрів. Для забезпечення роботи архівного відділу міської ради у травні 2018 року було встановлено охоронну сигналізацію у всіх архівосховищах і робочих кімнатах, таким чином всі приміщення архівного відділу оснащені протипожежною та охоронною сигналізацією. Також в червні 2018 року було придбано для відділу 10 нових металевих стелажів, на даний час всі 6 архівосховищ повністю укомплектовані стелажним обладнанням. У червні поточного року було проведено перезарядку 4 вогнегасників.

Станом на 01.01.2018 року на зберіганні в архівному відділі знаходилось 11620 документів постійного зберігання 37 фондів. Впродовж 2018 року на зберігання надійшло 359 одиниць зберігання від Лисичанського міського відділу державної виконавчої служби та Лисичанського міського відділу державної реєстрації актів цивільного стану Головного територіального управління юстиції у Луганській області, Відділу у м. Лисичанську Головного управління Держгеокадастру у Луганській області, ПРАТ «ЛИНІК», Новодружеської міської ради та Привільської міської ради, ВПУ № 94, ВП «Шахта ім. Д.Ф. Мельникова. В результаті експертизи цінності документів тимчасового зберігання за 2012 рік Окружної виборчої комісії № 107 з виборів народних депутатів України сформовано 4 справи постійного зберігання нового фонду — Колекції документів з виборів народних депутатів України за 2012, 2018 роки. В липні 2018 року до Державного архіву Луганської області були передані документи фонду № 24 Територіальної виборчої комісії територіального виборчого округу № 110 у кількості 8 справ. Протягом 3 кварталу 2018 р. було проведено роботу з удосконалення і перероблення 4 описів справ постійного зберігання 4 фондів, документи яких знаходяться в архівному відділі (Лисичанський міський комітет товариства «Червоний хрест», Лисичанський райком профспілки працівників вугільної промисловості, Державна нотаріальна контора м. Верхній, Державна нотаріальна контора м. Лисичанська), в результаті якої було додатково сформовано 4 справи постійного зберігання. Таким чином, станом на 01.01.2019 р. в архівному відділі в 37 фондах зберігається 11972 документи НАФ.

За звітний період до архівного відділу надійшло 322 запити від фізичних та юридичних осіб, з них: 74 тематичних та 248 соціально-правових. Виконано 314 запитів, по 8 зверненням надано роз’яснення щодо місця зберігання документів. 301 запит надійшло через Центр надання адміністративних послуг.

Також до архівного відділу надійшов 31 запит про надання публічної інформації; всі запити виконано в строки, передбачені чинним законодавством.

За вищевказаними зверненнями фізичних та юридичних осіб видано 26 архівних витягів та 2111 копій документів.

З початку року архівним відділом надано 547 консультацій (особисто, по телефону, електронною поштою) щодо складання номенклатур справ, описів справ, актів, інших питань архівної справи і діловодства працівникам діловодних, експертних та архівних служб юридичних осіб мм. Лисичанська, Новодружеська та Привілля.

За 2018 рік на 11 засіданнях експертної комісії архівного відділу розглянуто 89 документів 40 юридичних осіб: Лисичанської міської ради, Лисичанського міського суду Луганської області, виконавчого комітету Новодружеської міської ради, приватного підприємства «Редакція регіональної суспільно-політичної газети «Новий путь», ВП «Шахта ім. Д.Ф. Мельникова» ПАТ «Лисичанськвугілля», відділу державної реєстрації актів цивільного стану Лисичанського міського управління юстиції у Луганській області, ПАТ «Лисичанськвугілля», КЗ «Лисичанський медичний коледж», Вищого професійного училища № 94, Лисичанського обласного протитуберкульозного диспансеру, ПРАТ «Лисичанська нафтова інвестиційна компанія», Лисичанського державного гірничо-індустріального коледжу, КЗ «Лисичанський міський краєзнавчий музей», відділу державної виконавчої служби Лисичанського міського управління юстиції у Луганській області, КП «Лисичанська житлово-експлуатаційна контора № 5», КЗ «Лисичанський дошкільний навчальний заклад (ясла-садок) № 3 «Дюймовочка», управління праці та соціального захисту населення Лисичанської міської ради, Лисичанського територіального центру соціального обслуговування (надання соціальних послуг), ТОВ «Лисичанський пивоварний завод», КЗ «Палац культури ім. В.М. Сосюри м. Лисичанська», 2 державного пожежно-рятувального загону з охорони об’єктів ГУ ДСНС України у Луганській області, ПАТ «Лисичанський склозавод «Пролетарій», управління капітального будівництва Лисичанської міської ради, ЛКСП по видобутку, обробці, реалізації води та очищенню стоків «Лисичанськводоканал», державної податкової інспекції у м. Лисичанську ГУ ДФС у Луганській області, управління Державної казначейської служби України у м. Лисичанську Луганської області, управління Пенсійного фонду України в м. Лисичанську Луганської області, фінансового управління Лисичанської міської ради, ЛКП «ЖЕК № 5», Лисичанського шкірно-венерологічного диспансеру та відокремлених підрозділів ПАТ «Лисичанськвугілля»: Навчально-курсовий комбінат, Автобаза, Шахта ім. Г.Г. Капустіна, Санаторій-профілакторій «Привілля», Шахта «Новодружеська», Шахта «Привільнянська», Шахтобудівельне управління, Управління по забезпеченню та збуту продукції, Інформаційно-обчислювальний центр, Вузол виробничо-технологічного зв’язку. З них:

— 5 положень про архів та 17 положень про експертну комісію;

— 3 інструкції з діловодства;

— 23 номенклатури справ на 3697 заголовків;

— 9 розділів описів справ постійного зберігання на 564 справи; 7 розділів описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання на 270 справ та 22 розділи описів справ з кадрових питань (особового складу) на 5469 справ;

— 20 актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ на 38598 справ.

У тому числі на засіданнях ЕК розглянуто 42 документи 16 юридичних осіб — джерел формування НАФ відділу, з них:

— 3 положення про експертну комісію, 3 положення про архів (виконавчий комітет Новодружеської міської ради, КЗ «Лисичанський медичний коледж», ПРАТ «Лисичанська нафтова інвестиційна компанія»);

— 2 інструкції з діловодства (ПАТ «Лисичанськвугілля», КЗ «Лисичанський міський краєзнавчий музей»);

— 7 номенклатур справ (Лисичанська міська рада, ПАТ «Лисичанськвугілля», ПП «Редакція регіональної суспільно-політичної газети «Новий путь», КЗ «Лисичанський медичний коледж», Лисичанський міський суд Луганської області, ВПУ № 94, фінансове управління Лисичанської міської ради);

— 9 розділів описів справ постійного зберігання та 8 розділів описів з кадрових питань (особового складу) (Лисичанська міська рада, ВП «Шахта ім. Д.Ф. Мельникова ПАТ «Лисичанськвугілля», відділ ДРАЦС Лисичанського міського управління юстиції, ОВК № 107, ВПУ № 94, Лисичанський державний гірничо-індустріальний коледж, ПРАТ «ЛИНІК», відділ ДВС Лисичанського міського управління юстиції, Лисичанський обласний протитуберкульозний диспансер);

— 10 актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ (Лисичанська міська рада, ВП «Шахта ім. Д.Ф. Мельникова ПАТ «Лисичанськвугілля», відділ ДРАЦС Лисичанського міського управління юстиції, ОВК № 107, ВПУ № 94, Лисичанський міський суд, Лисичанський державний гірничо-індустріальний коледж, ПРАТ «ЛИНІК», відділ ДВС Лисичанського міського управління юстиції, Лисичанський обласний протитуберкульозний диспансер).

Архівним відділом постійно ведеться робота з наповнення інформацією про архівну справу, діловодство та роботу відділу офіційного Веб-порталу Лисичанської міської ради. На Веб-порталі розміщено загальну інформацію про архівний відділ, звіти про роботу відділу, положення про архівний відділ, списки фондів, що зберігаються у відділі, зразки оформлення документів для подання на розгляд експертної комісії відділу.

В поточному році архівним відділом було підготовлено і розміщено 10 он-лайн виставок архівних документів на Веб-порталі: до Дня вшанування учасників бойових дій на території інших держав та 29-ї річниці виведення радянських військ з Афганістану; до 32-ї річниці Чорнобильської трагедії «Відлуння Чорнобиля»; до Дня пам’яті та примирення і 73-ї річниці Перемоги «Ми пам’ятаємо»; до 80-ї річниці утворення Луганської області; до 80-х роковин Великого терору — масових політичних репресій 1937-1938 років, до Дня пам’яті жертв політичних репресій; до Дня скорботи і вшанування пам’яті жертв війни в Україні; до 22-ї річниці Конституції України; до 27-ї річниці незалежності України «Крокуючи до незалежності»; до 75-ї річниці визволення Лисичанська від фашистських загарбників та Дня міста; до Дня пам’яті жертв голодоморів.

Регулярно розміщується інформація про проведення чергових засідань ЕК, проведення перевірок та інші матеріали. З 02.04.2018 року у мережі Facebook створено сторінку архівного відділу Лисичанської міської ради, на якій також висвітлюються основні події діяльності архівного відділу.

Спеціалістами відділу проведено роботу з картонування 359 справ, які надійшли на зберігання і з перекартонування 908 справ, оправлено та підшито 133 справи. Згідно з планом роботи було проведено роботу з перевіряння наявності і стану 277 справ постійного зберігання Новодружеської міської ради; 169 справ фінансового управління Лисичанської міської ради; 36 справ Привільської міської ради; 603 справ шахти ім. Д.Ф. Мельникова; 196 справ Управління статистики у м. Лисичанську та 10 справ ТВК з виборів Президента України ТВО № 110. Також було проведено роботу з перескладення та удосконалення описів справ постійного зберігання по 4 фондах: Лисичанському райкому профспілки вугільників; Лисичанському міськкому Червоного Хреста; Державної нотаріальної контори м Верхній; Державної нотаріальної контори м. Лисичанська.

Архівним відділом було проведено нараду за підсумками роботи експертних комісій підприємств, установ та організацій 29.01.2018 року; 29.03.2018 року відбувся семінар «Порядок приймання-передавання документів до архівного відділу»; 31.10.2018 року проведено семінар з питань організації і вдосконалення роботи служб діловодства і архівних підрозділів підприємств, установ та організацій міста.

Згідно плану проведення перевірок роботи архівних підрозділів та ведення поточного діловодства на підприємствах, в установах, організаціях на 2018 рік було проведено 4 перевірки: 01.03.2018 року — комплексна перевірка в Лисичанському міському суді і 3 контрольних перевірки — 29.03.2018 року — в ПАТ «Лисичанськвугілля»; 16.04.2018 року — в Лисичанському державному гірничо-індустріальному коледжі; 17.05.2018 року — в ВПУ № 94.

На виконання плану проведення комплексних та контрольних перевірок, затвердженого директором Державного архіву Луганської області, 13.07.2018 р. було здійснено комплексну перевірку архівного відділу Лисичанської міської ради працівниками Державного архіву Луганської області. За результатами перевірок складені довідки та ознайомлено керівництво даних організацій.

Начальник архівного відділу Лисичанської міської ради О.М. Гайдук