Про роботу архівного відділу Лисичанської міської ради за І-е півріччя 2019 року

Про роботу структурних підрозділів
02.07.2019

На виконання делегованих державою виконавчим органам міської ради повноважень роботу архівного відділу Лисичанської міської ради спрямовано на зберігання документів Національного архівного фонду (далі — НАФ), що мають місцеве значення, і управління архівною справою та діловодством на території міста. Відділ є виконавчим органом міської ради без статусу юридичної особи. Чисельність відділу — три посадові особи місцевого самоврядування: начальник відділу, головний спеціаліст і спеціаліст I-ї категорії.

Відділ має 2 робочих кімнати для працівників (33 м2) та 6 архівосховищ (122 м2) з документами НАФ, протяжність стелажного обладнання складає 467 погонних метрів. Всі приміщення архівного відділу оснащені протипожежною та охоронною сигналізацією.

Станом на 01.01.2019 року на зберіганні в архівному відділі знаходилось 11972 документи постійного зберігання 37 фондів.

Впродовж 1-го півріччя на зберігання до архівного відділу надійшло 248 одиниць зберігання від Лисичанської міської ради, Привільської міської ради, Новодружеської міської ради, відділу освіти Лисичанської міської ради, КЗ «Лисичанський медичний коледж», КУ «ТМО м. Лисичанськ».

Відповідно до Указів Президента України від 12.06.2015 № 334 «Про заходи щодо поліпшення національно-патріотичного виховання дітей та молоді» та від 13.10.2015 № 580 «Про Стратегію національно-патріотичного виховання дітей та молоді на 2016-2020 роки», розпорядження Кабінету Міністрів України від 18.10.2017 № 743 «Про затвердження плану дій щодо реалізації Стратегії національно-патріотичного виховання дітей та молоді на 2017-2020 роки» у лютому 2019 року працівниками архівного відділу Лисичанської міської ради була проведена робота зі збирання усної історії та створення колекції документів, які висвітлюють період проведення Операції об’єднаних сил (ООС) (Антитерористичної операції (АТО) в Луганській та Донецькій областях в м. Лисичанську. Значну допомогу при зборі матеріалів для колекції надали відділ з питань внутрішньої політики, зв’язків з громадськістю і ЗМІ, відділ освіти і відділ культури Лисичанської міської ради. В результаті проведеної роботи було створено новий фонд — Колекцію документів періоду проведення АТО в Луганській та Донецькій областях (м. Лисичанськ).

Також була проведена робота зі збирання матеріалів з сучасної історії нашої держави, результатом якої став ще один новий фонд — Колекція документів виборчої кампанії Президента України 31 березня 2019 року.

Спеціалістами архівного відділу протягом півріччя було проведено роботу з удосконалення і перероблення опису справ постійного зберігання фонду Лисичанська станція «Підземгаз» і роботу з фондування документів КУ «ТМО м. Лисичанськ», підсумком якої стало створення 2 нових фондів: Відділу охорони здоров’я виконавчого комітету Лисичанської міської Ради депутатів трудящих і Лисичанської центральної міської лікарні імені Титова.

Впродовж 1 півріччя 2019 року до Державного архіву Луганської області, згідно з планом, було передано 269 одиниць зберігання 7 фондів: Лисичанського міського комітету Товариства Червоного Хреста України; Лисичанського райкому профспілки працівників вугільної промисловості; Державної нотаріальної контори м. Верхній; Державної нотаріальної контори м. Лисичанськ; Лисичанської станції «Підземгаз»; Відділу охорони здоров’я виконавчого комітету Лисичанської міської Ради депутатів трудящих; Лисичанської центральної міської лікарні імені Титова.

Таким чином, станом на 01.07.2019 року в архівному відділі в 34 фондах зберігається 11758 документів НАФ.

За звітний період до архівного відділу надійшло 147 запитів від фізичних та юридичних осіб, з них 27 тематичних і 120 соціально-правових. 135 запитів надійшло через Центр надання адміністративних послуг. Виконано 144 запити, по 3 запитам надано рекомендацію звернутися за можливим місцем зберігання документів. За вищевказаними зверненнями фізичних та юридичних осіб видано 25 архівних витягів і 958 архівних копій документів.

Також впродовж півріччя до відділу надійшло 2 запити на публічну інформацію, на які було надано відповіді.

З початку року архівним відділом надано 268 консультацій (особисто, по телефону, електронною поштою) щодо складання номенклатур справ, описів справ, актів, інших питань архівної справи і діловодства працівникам діловодних, експертних та архівних служб юридичних осіб мм. Лисичанська, Новодружеська та Привілля.

За перше півріччя на 7 засіданнях експертної комісії архівного відділу розглянуто 80 документів юридичних осіб: Лисичанської міської ради, Привільської міської ради, приватного підприємства «Редакція регіональної суспільно-політичної газети «Новий путь», КЗ «Лисичанський медичний коледж», Вищого професійного училища № 94, Лисичанського обласного протитуберкульозного диспансеру, ПРАТ «Лисичанська нафтова інвестиційна компанія», Лисичанського державного гірничо-індустріального коледжу, КЗ «Лисичанський міський краєзнавчий музей», КЗ «Лисичанський дошкільний навчальний заклад (ясла-садок) № 3 «Дюймовочка», управління праці та соціального захисту населення Лисичанської міської ради, ТОВ «Лисичанський пивоварний завод», відділу культури Лисичанської міської ради, Лисичанського міського центру соціальних служб для сім’ї, дітей та молоді, Лисичанської територіальної організації профспілки працівників вугільної промисловості, окружної виборчої комісії з виборів Президента України територіального виборчого округу № 107, управління адміністративних послуг Лисичанської міської ради, КУ «ТМО м. Лисичанськ», Лисичанської комунальної лікувально-профілактичної установи Міська стоматологічна поліклініка, управління Пенсійного фонду України в м. Лисичанську, ДП «Начало», ТОВ «РН-ТРАНС Україна», управління будівництва та архітектури Лисичанської міської ради, , окружної виборчої комісії з позачергових виборів народних депутатів України одномандатного виборчого округу № 107, ПАТ «Лисичанськвугілля», управління Державної казначейської служби України у м. Лисичанську, відділу освіти Лисичанської міської ради, Лисичанської територіальної профспілки працівників вугільної промисловості, ВП «Шахта ім. Д.Ф. Мельникова». З них:

— 10 положень про експертну комісію;

— 19 інструкцій з діловодства;

— 11 номенклатур справ на 1787 заголовків;

— 10 розділів описів справ постійного зберігання на 672 справи; 5 розділів описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання на 742 справи та 15 розділів описів справ з кадрових питань (особового складу) на 1134 справи;

— 10 актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ на 20761 справу.

На офіційному сайті Лисичанської міської ради розміщено загальну інформацію про архівний відділ, звіти про роботу відділу, положення про архівний відділ, перелік фондів, що зберігаються у відділі, зразки оформлення документів для подання на розгляд експертної комісії відділу.

Протягом півріччя архівним відділом було підготовлено і розміщено наступні он-лайн виставки архівних документів на офіційному сайті Лисичанської міської ради: до Дня вшанування учасників бойових дій на території інших держав та 30-ї річниці виведення радянських військ з Афганістану; до 33-ї річниці Чорнобильської трагедії; до Дня пам’яті та примирення і 74-ї річниці Перемоги над нацизмом у Другій світовій війні; до Дня скорботи і вшанування пам’яті жертв війни в Україні; до Дня Конституції України. Регулярно розміщується інформація про проведення чергових засідань ЕК, проведення перевірок та інші матеріали.

Спеціалістами відділу проведено роботу з картонування 291 справи, які надійшли на зберігання; відремонтовано, оправлено та підшито 242 справи, 606 аркушів. Згідно з планом роботи було проведено роботу з перевіряння наявності і стану 451 справи постійного зберігання наступних фондів: Лисичанського міського комітету Товариства Червоного Хреста України; Лисичанського райкому профспілки працівників вугільної промисловості; Державної нотаріальної контори м. Верхній; Державної нотаріальної контори м. Лисичанськ, Лисичанської станції «Підземгаз».

Згідно плану проведення перевірок роботи архівних підрозділів та ведення поточного діловодства на підприємствах, в установах, організаціях 19 квітня 2019 року було проведено комплексну перевірку в КЗ «Лисичанський медичний коледж».

У звітному періоді було проведено нараду за підсумками роботи за 2018 рік і визначенням пріоритетних завдань на 2019 рік для врахування в роботі експертних комісії юридичних осіб — джерел формування НАФ 30.01.2019 року; круглий стіл «Організація роботи експертних комісій» 29.03.2019 року. Працівники відділу брали участь у засіданні комісії з контролю за наявністю, станом та розшуком документів НАФ Держархіву Луганської області 25.04.2019 року; 10.05.2019 року у практичних заняттях в Держархіві Луганської області; у нараді з питань діловодства та архівної справи, пов’язаних з позачерговими виборами народних депутатів України 21.07.2019 року у режимі відеоконференцзв’язку з Держархівом Луганської області 19.06.2019 року. 05.06.2019 року в приміщенні архівного відділу був проведений виїзний прийом громадян директором Держархіву Луганської області Катериною Безгинською.

Начальник архівного відділу Лисичанської міської ради Олена Гайдук