Про роботу трудового архіву Лисичанської міської ради у першому півріччі 2018 року

Про роботу структурних підрозділів
02.08.2018

На виконання власних повноважень, роботу трудового архіву Лисичанської міської ради спрямовано на приймання та зберігання документів з кадрових питань ліквідованих підприємств, установ, організацій, та виконання за цими документами довідок соціально-правового характеру для оформлення та перерахунку пенсій, інших видів соціального захисту.

Чисельність трудового архіву — вісім фахівців без статусу посадових осіб місцевого самоврядування: завідувач, три головні архівісти, чотири архівісти I категорії.

Приміщення трудового архіву Лисичанської міської ради розташовані у пристосованій адмінбудівлі на 1-му, 2-му, 3-му, 4-му поверхах. У розпорядженні трудового архіву 4 робочі кабінети загальною площею 71,3 кв.м. та 15 архівосховищ, загальною площею 459,9 кв. м., протяжність стелажного обладнання складає 1675,85 пог.м. Усе стелажне обладнання, у відповідності до вимог зберігання архівних документів, металеве або комбіноване.

Для забезпечення сталої роботи трудового архіву та збереженості соціально-значимих документів, що находяться на зберіганні у трудовому архіві, у травні 2018 року було встановлено охоронну сигналізацію у всіх архівосховищах і робочих кабінетах. З 01.06.2018 р. вона почала функціонувати; таким чином всі приміщення трудового архіву оснащені протипожежною та охоронною сигналізацією. Також в червні 2018 було проведено перезарядку 18 вогнегасників.

Трудовий архів Лисичанської міської ради найбільший з архівних установ Луганської області за кількістю документів, що знаходяться на зберіганні; за кількістю довідок соціально-правового характеру, що виконуються; за площею приміщень.

Станом на 01.01.2018 року на зберіганні в трудовому архіві знаходилось 284 фонди, що складало 104062 од. зб. документів з кадрових питань та тривалого зберігання, ліквідованих підприємств, установ та організацій. Впродовж I-го півріччя 2018 року на зберігання надійшло 3 од. зб. ПП «Азон». Таким чином, на теперішній час, кількість документів, що знаходиться на зберіганні у трудовому архіві, становить 104065 од. зб. та складає 285 фонди.

За звітний період до трудового архіву надійшло 715 запитів на виконання довідок соціально правового характеру, що на 108 запитів більше, ніж у 2017 році. З них — 154 запита від юридичних і фізичних осіб іноземних держав.

За цими запитами виконано 3323 архівні довідки про заробітну плату, стаж роботи, відпусток без оплати праці, щодо пільгового стажу роботи, відпрацьованих днів/годин у важких умовах праці. Кількість архівних довідок, виконаних у першому півріччі 2018 року, на 554 архівні довідки більше ніж за цей же період часу 2017 року. Також надано 473 копії архівних документів.

З початку року фахівцями трудового архіву надано 123 консультації (особисто, по телефону, електронною поштою) щодо місцезнаходження документів з кадрових питань ліквідованих підприємств, порядку звернень для отримання довідок соціально-правового характеру.

З метою інформування громадян щодо роботи трудового архіву та порядку звернень громадян, на сайті Лисичанської міської ради розміщена сторінка з відповідною інформацією, постійно оновлюється список ліквідованих підприємств, документи яких надійшли на зберігання до трудового архіву.

Виконання довідок соціально-правового характеру не є єдиним завданням, яке виконує трудовий архів. Так, до інших завдань відносяться: створення обліково-довідкового апарату до документів що знаходяться на зберіганні; перевіряння наявності і стану документів; проведення ремонту документів, що цього потребують; надання методичної допомоги ліквідаторам стосовно підготовки документів до передачі у трудовий архів.

Впродовж I-го півріччя 2018 року за консультаційно-методичною допомогою щодо формування документів у справи; оформлення справ; складання описів та відбору документів на зберігання відповідно до нормативних документів, у трудовий архів зверталися відповідальні особи за архів та ліквідатори таких підприємств і організацій: «ЖЕК № 5», «ЖЕК № 3», ВАТ «Лисичанське АТП № 10919», ПАТ «Лисичанський склозавод «Пролетарій», ПП «Азон», ТОВ «Гуматекс ЛТД», ТОВ «РН-Транс Україна».

Протягом звітного періоду відділом КПР Головного Управління Пенсійного фонду України в Луганській області було проведено 178 зустрічних перевірок, по довідкам, що виконані трудовим архівом, розбіжностей з первинними документами не виявлено.

Трудовим архівом було проведено перевірку наявності та стану документів фондів, що знаходяться на зберіганні, загальною кількістю 909 од. зб. Були проведені роботи з оправлення та підшивання документів — 40 од. зб., ремонту документів із паперовою основою — 20 од. зб. Також були удосконалені та перероблені описи справ фондів МП «Резерв», ТОВ «Оіл Менеджмент Груп», Управління фінансово-економічного аналізу і прогнозу, ДП «Лайон» ТОВ «Лисичанський завод гумових технічних виробів», ТОВ «Лисичанський торговий дім», загальною кількістю 92 од. зб.

Завідувач трудового архіву І.О. Соловей