Проблеми та перспективи роботи Центру надання адміністративних послуг у м. Лисичанську

Про роботу структурних підрозділів
19.04.2017

Інформація на засідання виконавчого комітету 18.04.2017

Сьогодні питання функціонування Центрів надання адміністративних послуг (далі ЦНАП) розглядається не тільки через призму якості, законності, дотримання термінів, а й через призму децентралізації, що призводить до значного розширення переліку послуг, що надаються через ЦНАП, більша частина яких делеговані.  Не виключенням є і ЦНАПу м. Лисичанську.

Основними завданнями ЦНАП залишаються:

На відділ адміністративних послуг Лисичанської міської ради покладено здійснення матеріально-технічного та організаційного забезпечення діяльності ЦНАПу, керівництво і відповідальність за організацію його діяльності. Штатна чисельність відділу адміністративних послуг складає 18 осіб: 5 спеціалістів виконують функції державних реєстраторів та 11 — адміністраторів, 1 спеціаліст 1 категорії, 1 оператор комп’ютерного набору. Велика подяка керівництву міста, міській раді за введення додаткових штатних одиниць та заповнення вакансій.

Час прийому суб’єктів звернень у ЦНАП складає шість днів на тиждень загальною кількістю часів прийому 40 що на 5 більше ніж того вимагає Закон. П’ять днів прийом здійснюється сім годин на день і в суботу — п’ять годин. При цьому прийом суб’єктів звернень у ЦНАП здійснюється без перерви на обід.

Станом на 01.04.2017 через ЦНАП надається 87 адміністративних послуг: 78 через адміністратора або державного реєстратора, 9 безпосередньо державним кадастровим реєстратором. До переліку послуг ЦНАП увійшли всі адміністративні послуги, що надаються виконавчими органами міської ради (крім послуг УПСЗН) та окремі послуги Державної міграційної служби України та Держгеокадастру, перелік яких затверджений розпорядженням Кабінету Міністрів України від 16.05.2014 № 523-р «Деякі питання надання адміністративних послуг органів виконавчої влади через центри надання адміністративних послуг».

З набранням чинності Закону України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо розширення повноважень органів місцевого самоврядування та оптимізації надання адміністративних послуг» від 10.12.2015 888-VIII міська рада прийняла повноваження щодо реєстрації місця проживання/перебування, зняття з реєстрації місця проживання фізичних осіб. Органом реєстрації у сфері реєстрації фізичних осіб відповідно до Закону України «Про свободу пересування та вільний вибір місця проживання в Україні» міською радою визначено відділ адміністративних послуг. Адміністративні послуги з реєстрації місця проживання/перебування зняття з реєстрації місця проживання фізичних осіб надаються через ЦНАП з 04.04.2016.

На виконання Законів України «Про внесення змін до Закону України „Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб — підприємців“ та деяких інших законодавчих актів України щодо децентралізації повноважень з державної реєстрації юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань» від 26.11.2015 № 835-VIII, «Про внесення змін до Закону України „Про державну реєстрацію речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень“ та деяких інших законодавчих актів України щодо децентралізації повноважень з державної реєстрації речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень» від 26.11.2015 № 834-VIII суб’єктом державної реєстрації щодо здійснення повноважень у сферах державної реєстрації прав та юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців відповідно до зазначених вище Законів також визначено відділ адміністративних послуг. Дані адміністративні послуги надаються через ЦНАП з 01.05.2016.

Зазначені вище адміністративні послуги є найбільш запитувані серед суб’єктів звернення до ЦНАП.

Для здійснення вищевказаних функцій здійснено прийом картотеки від Лисичанського МВ УДМС. Для здійснення функцій по реєстрації бізнесу і нерухомості були прийняті архіви від Лисичанського МУЮ .

Робота, яку сьогодні виконує ЦНАП, потрібна і своєчасна. Адміністратори намагаються вникнути в кожну конкретну ситуацію, забезпечити збір необхідної інформації та супутніх документів без участі замовника. Відсутність визначених прийомних днів та годин, обідньої перерви, яка часто не збігалася в різних організаціях, також позитивно оцінюються відвідувачами. Окремі слова подяки потрібно висловити керівництву міста за забезпечення ЦНАПу. Заявники в повному обсязі забезпечені всіма необхідними бланками, закуплений папір для виготовлення довідок, виготовлені необхідні для роботи печатки та штампи. Надана додаткова комп’ютерна техніка, обладнані архівні приміщення. Це не марнотратство, а розуміння вимог законодавства та створення комфортних та сучасних умов для громадян міста.

Середньомісячне навантаження на ЦНАП складає 4600 послуг без урахування консультацій (до 4000 на місяць). Значна кількість часу адміністраторами витрачається на обробку запитів органів виконавчої влади та місцевого самоврядування. Відтак, тільки від УПСЗН надходить запитів на довідки про склад сім’ї для призначення субсидій та інших виплат від 500 до 22 000 на місяць. Термін надання відповідей на запити визначений протягом 5 днів. До щоденних обов’язків адміністраторів та керівництва відділу входить надання відповідей на запити виконавчих органів та органів державної влади, виконання контрольних документів, листування (до 200 на місяць).

Середньомісячне надходження коштів за надання адміністративних послуг становить 122 807 грн. (За інформацією Держказначейства з 01.06.2016 по 31.12.2016 — 859 647,57 грн.)

За 2016 рік через ЦНАП надано 55,3 тис. адміністративних послуг, що є найбільшим показником в Луганській області. Для порівняння, станом на 01.01.2016 середньомісячне навантаження становило 577 послуг, кількість надаваних адміністративних послуг через ЦНАП складала 60, за 2015 рік було надано 6927 послуг.

Приміщення ЦНАП — це сучасне відремонтоване приміщення, облаштоване необхідними меблями та технікою, яке відповідає вимогам законодавства та створює зручні умови як для суб’єктів звернення, так і для співробітників Центру. Доречи, завдяки спільній цілеспрямованій роботі керівництва міста та відділу для підвищення якості надання адміністративних послуг та активному залученню позабюджетних коштів, ЦНАП створений за матеріальної підтримки німецької федеральної компанії Deutsche GesellschaftfürInternationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH. Загальний внесок Федерального Уряду Німеччини складає 2 845 536,08 грн.

Позитивним моментом в роботі Центру можна назвати появу з березня 2016 повноцінного веб-сайту ЦНАП. Створений він завдяки підтримці лисичанського Інтернет-провайдера ПП «Луренет» (директор Образков Є. В.) на безоплатній основі, інженери підприємства на сучасній платформі втілили в життя задуми спеціалістів ЦНАП, зробили сайт функціональним з точки зору наявності посилань, переходів, можливості скачування бланків і т.п. Інформаційна складова підтримується в актуальному стані, є можливість зворотного зв’язку з відвідувачами, висловлення думки, ставлення запитань. Робота над вдосконаленням змісту постійно триває. Є можливість додавання банківських еквайрингових послуг.

З травня 2016 року в ЦНАП спостерігалося велике навантаження на адміністраторів (реєстраторів) та наявність черг. Друга хвиля непомірних черг припала насічень 2017, коли почали переоформлювати документи для призначення різноманітних пільг в УПСЗН, актуалізувати дані квартирного обліку та інше. Було введено попередній запис для відвідувачів, черга у якому інколи сягає 2 тижні. Тому керівники та працівники ЦНАПу постійно проводить цілеспрямовану роботу щодо організації та забезпеченню доступних та зручних умов для громадян в отриманні ними своєчасних та якісних адміністративних послуг як власними зусиллями та і через активну співпрацю з міжнародними партерами для впровадження новітніх технологій у відповідні процеси роботи виконавчих органів, в тому числі за рахунок залучених позабюджетних коштів.

У грудні місяці 2016 року розпочато роботу з підвищення ефективності реєстрації місця проживання за підтримки Проекту «Українська ініціатива з підвищення впевненості» (UCBI), що фінансується Агентством США з міжнародного розвитку (USAID), яка триватиме до травня 2017 року. Співпраця в цьому напрямку дозволить скоротити час прийому заявників щодо реєстрації місця проживання та зменшити навантаження на працівників Центру.

25 березня 2017 року в Лисичанському ЦНАПі була презентована DEMO версія з вдосконалення процесу надання послуги з реєстрації/зняття з реєстрації місця проживання/перебування. Ця подія стала завершенням першого етапу робіт в рамках підписаної грантової угоди між проектом «Українська ініціатива з підвищення впевненості» (UCBI), що фінансується Агентством США з міжнародного розвитку (USAID) та Лисичанською міською радою. У заході взяли участь заступник голови Луганської обласної державної адміністрації з питань соціальної та гуманітарної сфери Ольга Лішик, Лисичанський міський голова Сергій Шилін та перший заступник міського голови Андрій Шальнєв, представники Департаменту економічного розвитку, торгівлі та туризму Луганської ОДА, представники та експерти проекту UCBI, менеджери та інженери компанії-розробника програмного забезпечення «Реноме-смарт», представники ЗМІ та громадськості.

Заходу передувала тривала кропітка робота по аналізу та розробці механізмів вдосконалення процесів по наданню населенню послуг, пов’язаних з реєстрацією/зняттям з реєстрації місця проживання/перебування, розробка програмного продукту, який дозволив сформувати реєстр територіальної громади та автоматизувати процес реєстрації, надання довідок, обмін даними між органами влади тощо. Також програма допомагає аналізувати повний процес проходження клієнтом процедури, витрати часу і головне, все робиться тепер в електронному варіанті і не потребує друку великої кількості документів. Завдяки новій програмі час надання відповідної послуги набагато скоротився і в середньому займає в середньому від 4 до 10 хвилин, залежно від кількості виправлень наявної у реєстрі інформації.

Робота триває, попереду реалізація другого етапу співпраці, яка полягає в налагодженні процесів, їх спрощенні, вдосконаленні.

Станом на сьогодні налагоджено видачу довідок про зареєстрованих осіб УПСЗН для призначення субсидій населенню на замовлення великого розміру. Запити приймаються в електронному вигляді, завантажуються до реєстру територіальної громади та вивантажуються одним файлом. Існують окремі технічні неузгодженості, які оперативно виправляються розробниками та заявниками. Після декількох відпрацювань роботу можна буде вважати автоматизованою.

10-11 квітня встановлено систему електронної черги із можливістю попереднього запису на місяць вперед. Це також дозволить упорядкувати питання черг в ЦНАП.

Всього вартість обладнання та робіт в межах грантової угоди в не грошовій формі між проектом «Українська ініціатива з підвищення впевненості» (UCBI), що фінансується Агентством США з міжнародного розвитку (USAID) та Лисичанською міською радою становить 673,595 тис. грн. Це знову залучені позабюджетні кошти. При прийнятті рішення про надання допомоги грандодавці відмічають підтримку керівництва міста у сфері вдосконалення роботи по підвищенню ефективності надання адміністративних послуг ЦНАПом, вмотивованість та професіоналізм керівництва та співробітників ЦНАП, відкритість їх для розвитку та співпраці.

Окремо слід відзначити роботу начальника відділу комп’ютерного забезпечення Курдюкова В. О. у забезпечення діяльності ЦНАП. Незважаючи на всі робочі труднощі, брак людських ресурсів, саме його зусиллями встановлюється та підтримується у робочому стані все програмне забезпечення ЦНАП — бази, автоматизовані робочі місця, локальна мережа. Вся комп’ютерна та оргтехніка завжди своєчасно лагодиться, налаштовується і безперебійно працює. А його персональний внесок в створення реєстру територіальної громади та встановлення системи електронної черги у ЦНАП оцінений не лише персоналом ЦНАП, а й міжнародними експертами.

Проблеми.

Нові комфортні умови, розширення переліку послуг — все це позитивні моменти в роботі ЦНАПу, але одночасно це і додаткові труднощі.

Планування, проектування, капітальний ремонт, оснащення ЦНАП здійснювалися Лисичанською міською радою із розрахунку Переліку адміністративних послуг 2015 року без урахування функціоналу, отриманого в результату проведення децентралізації. Як вбачається, цей процес не завершений і спостерігається тенденція до збільшення обов’язкових послуг, що надаватимуться через ЦНАП. Вже сьогодні відчутно значне збільшення обсягу технічної роботи по оформленню та пересиланню справ, передачі інформації контролюючим організаціям, складання протоколів адміністративних порушень і т. і.

Значно збільшилися і матеріальні витрати на потреби ЦНАП, як то бланкова продукція, папір, марки, конверти, кошти на відправку рекомендованих листів, розхідні матеріали для офісної техніки тощо. Так, тільки на довідки для призначення субсидій на кожну тисячу довідок використовується 1 пачка паперу. Згідно Закону України «Про адміністративні послуги» заявники повинні безкоштовно бути забезпечені бланками у достатній кількості, зберігання та пересилання реєстраційних та адміністративних справ також чітко регламентовано нормативно-правовими актами.

В ЦНАП з’явилися черги, яких не було, збільшилося навантаження на адміністраторів та реєстраторів, які ведуть безперервний прийом заявників, збільшилося навантаження на будівлю (іноді не вистачає місць в зоні очікування). Було введено попередній запис. Все це призводить до збільшення числа незадоволених відвідувачів, які звинувачують у ситуації, що склалася всіх, починаючи з адміністраторів, переходячи на керівництво міста, далі — країни.

Крім того, принцип екстериторіальності також додає певного навантаження на ЦНАП у м. Лисичанську, тому що державні реєстратори і адміністратори вимушені обслуговувати заявників з прилеглих районів, зокрема Попаснянського, у зв’язку із відсутністю державних реєстраторів, про що Лисичанською міською радою надсилалися листи на адресу як Попаснянської так і обласної військово-цивільних адміністрацій та Головного територіального управління юстиції в Луганській області. Незважаючи на всі труднощі, якість надаваних послуг висока, терміни дотримуються, кількість наданих послуг, зокрема з державної реєстрації нерухомості та бізнесу значно більша, ніж у реєстраційної служби. Незважаючи на те, що неодноразово листами повідомлялося обласним структурам про перенавантаження ЦНАП, у тому числі в частині фінансового навантаження на пересилку пакетів оригіналів документів рекомендованими листами, Головне територіальне управління юстиції у Луганській області із певною регулярністю наполягає на включенні послуг у сфері реєстрації громадських формувань до переліку адміністративних послуг, які надаються через ЦНАП. І ми вкотре повідомляємо, що на сьогодні така можливість відсутня. Втім, питання надання адміністративних послуг у сфері державної реєстрації громадських формувань через ЦНАП, враховуючи його важливість, знаходиться на постійному контролі та потребує визначення доцільності включення зазначених послуг до переліку адміністративних послуг, які надаються через ЦНАП, з урахуванням попиту суб’єктів звернення на отримання послуг у сфері реєстрації громадських формувань та технічної можливості ЦНАПу без погіршення якості надаваних на сьогодні послуг та послуг які передбачається надавати в найближчому майбутньому (ДМС).

Так само залишається відкритим питання підключення робочих місць адміністраторів ЦНАП до Державного земельного кадастру. Міською радою здійснено всі необхідні заходи щодо забезпечення надання адміністративної послуги з надання відомостей з Державного земельного кадастру через ЦНАП, а саме:

— визначено працівника відділу адміністративних послуг, на якого покладено обов’язки Державного кадастрового реєстратора та який успішно пройшов стажування;

— до переліку адміністративних послуг, які надаються через Центр включено адміністративної послуги «Надання відомостей з державного земельного кадастру у формі витягу з ДЗК»;

— до Управління Держгеокадастру в Луганській області надано всі необхідні документи щодо підключення до ДЗК.

Однак, адміністративна послуга з надання відомостей з Державного земельного кадастру адміністраторами ЦНАП не надається у зв’язку з тим, що Держгеокадастром не здійснено підключення ЦНАП до Державного земельного кадастру. Для підключення робочих місць уповноважених осіб висунуто умови щодо персоналу, приміщення, програмного забезпечення тощо, окремі з яких виконати доволі складно. Наприклад наявність окремої ізольованої кімнати (приміщення), що зачиняється на ключ та має охоронну сигналізацію або пристрій опечатування на дверях. Але це суперечить принципу відсутності кабінетної системи, який був дотриманий при створенні ЦНАП. Тому, забезпечити користувача окремим кабінетом немає можливості. Крім того, виходячи з умов про освіту, посадова особа, на яку покладено обов’язки Державного кадастрового реєстратора, є державним реєстратором речових прав на нерухоме майно, яким здійснюється прийом суб’єктів звернення у відкритій зоні приміщення ЦНАПу, згідно Регламенту Центру надання адміністративних послуг у м. Лисичанську.

Разом з тим, в умовах «недотримання» згаданої вище вимоги щодо приміщення надаються відомості з ДЗК безпосередньо Державним кадастровим реєстратором в приміщенні ЦНАП згідно Угоди про співробітництво.

Перспективи.

На сьогодні тільки одна послуга Державної міграційної служби України з вклеювання фотокартки до паспорта громадянина України по досягненню 25- та 45-річного віку надається через ЦНАП.

Щодо надання через ЦНАП усіх послуг Державної міграційної служби України, відповідно до діючого законодавства послуги з видачі паспорта громадянина України та паспорта громадянина України для виїзду за кордон можна надавати через ЦНАП лише у разі наявності відповідного обладнання для прийому та видачі документів та організації захищених каналів зв’язку ДМС для доступу до підсистеми оформлення документів, що підтверджують громадянство та посвідчують особу.

Орієнтовна вартість вищезазначеного обладнання та робіт з організації захищених каналів зв’язку ДМС для доступу до підсистеми оформлення документів, що підтверджують громадянство та посвідчують особу, складає 441 838,55 грн. Бюджетом міста на 2017 рік кошти на придбання зазначеного обладнання та робіт не передбачені. Натомість відділом адміністративних послуг разом з Управлінням економіки підготовлений та направлений на розгляд до Луганської обласної військово-цивільної адміністрації проект щодо залучення коштів державного фонду регіонального розвитку «Придбання Робочої станції 1 для оформлення та видачі паспорта громадянина України для виїзду за кордон з безконтактним електронним носієм або паспорта громадянина України у формі картки та підключення Центру надання адміністративних послуг у м. Лисичанську до Єдиного державного демографічного реєстру». Також міською радою розпочато роботу по вивченню можливостей залучення позабюджетних коштів для вирішення вищезазначеної задачі.

Отже, за умови прийняття позитивного рішення щодо проекту та визначення джерела фінансування буде придбано обладнання для оформлення та видачі паспорта громадянина України для виїзду за кордон з безконтактним електронним носієм або паспорта громадянина України у формі картки, здійснено підключення Центру надання адміністративних послуг у м. Лисичанську до Єдиного державного демографічного реєстру та адміністративні послуги ДМС будуть включені до переліку адміністративних послуг, які надаються через ЦНАП.

Актуальним на сьогоднішній день є організація виїзних прийомів, або як сформульовано в Законі України «Про адміністративні послуги», віддалених місць для роботи адміністраторів центру. Вирішення цього питання вимагає, знову таки, виділення додаткових коштів на оснащення робочого місця і наявність людського ресурсу. Цим питанням відділ займається системно і після відпрацювання механізму щодо надання існуючих послуг сподіваємося його реалізувати в південних кварталах міста та містах Привілля, Новодружеськ.

Працюючи над якістю надання послуг адміністратори виходять насамперед із інтересів заявників і з урахуванням чинного законодавства. Законом України «Про адміністративні послуги» передбачено, що суб’єкти надання адміністративних послуг зобов’язані працювати над спрощенням механізму надання послуги і максимально отримувати інформацію або документи для її надання без участі заявників. Цей процес є найболючішим і проблемним, тому що для багатьох суб’єктів простіше або зручніше, якщо всі документи принесе сам заявник, а чого це коштує заявникові нікого не хвилює. З деякими службами вдалося знайти взаєморозуміння (відділ у справах сім’ї, молоді та спорту), з іншими продовжуємо працювати. Так само органи виконавчої влади через не підключення до Єдиних та державних реєстрів продовжують вимагати довідки та витяги від заявників, за які фізичні особи мають здійснити оплату, а для органів влади надання інформації шляхом безпосереднього доступу до реєстру безкоштовне.

З метою організації доступу до реєстру територіальної громади виконавчим органам міської ради сьогодні вивчається законодавче підґрунтя та умови надання такого доступу, виходячи з функціональних обов’язків виконавчих органів. Умови доступу та використання інформації з реєстру визначені ст.11-3 Закону України «Про свободу пересування та вільний вибір місця проживання в Україні». Після цього доцільним буде вирішення питання кому та в якому обсязі, за яких умов надавати такий доступ. Технічно це буде можливим після підключення другого серверу у ЦНАП який вже наявний та проходить регламентні роботи.

В И С Н О В К И:

1. Продовжувати роботу по розвитку Центру надання адміністративних послуг у м. Лисичанську, по збільшенню переліку послуг, що надаються через ЦНАП без негативного впливу на якість і зручність для жителів і гостей нашого міста.

2. З метою організації доступу до реєстру територіальної громади виконавчим органам міської ради проаналізувати законодавче підґрунтя та умови надання такого доступу, виходячи з функціональних обов’язків виконавчих органів. Розробити механізм надання такого доступу та винести на розгляд виконавчого комітету міської ради.

Начальник відділу адміністративних послуг — державний реєстратор О. О. Литвинюк