Про роботу трудового архіву Лисичанської міської ради у першому півріччі 2017 року

Про роботу структурних підрозділів
06.07.2017

Виконуючи власні повноваження щодо централізованого тимчасового зберігання архівних документів, що утворилися в процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб, на відповідній території, і інших архівних документів, що не відносяться до Національного архівного фонду, трудовий архів:

— здійснює прийом документів з кадрових питань (особового складу) ліквідованих юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців, які припинили свою діяльність;

— забезпечує зберігання прийнятих документів;

— організовує використання документів в службових, соціально-правових та інших цілях;

— виконує архівні довідки, копії, витяги з документів на запити фізичних і юридичних осіб.

Приміщення трудового архіву розташовані у пристосованій адмінбудівлі на 1-му, 2-му, 3-му, 4-му поверхах, кількість архівосховищ на 01.01.2016 р. становила — 14, загальною площею 442,3 кв. м.

У 1-му півріччі 2017 р. у зв’язку з надходженням великої кількості документів на зберігання, та як наслідок заповненням існуючих архівосховищ на 100%, Лисичанською міської радою було виділено додаткове архівосховище площею 17,6 кв.м. На теперішній час кількість архівосховищ становить — 15, загальною площею 459,9 кв. м., протяжність стелажного обладнання складає 1675,85 пог.м.

На 01.01.2016 р. кількість документів, що знаходилися на зберіганні у трудовому архіві складала 99960 од. зб., та становила 279 фондів.

У 1-му півріччі 2017 р. на зберігання до трудового архіву надійшли документи з кадрових питань (особового складу) ВАТ «Лисичанський завод гумових технічних виробів», приблизною кількістю 4000 справ, наразі документи проходять науково-технічне опрацювання, одночасно спеціалісти трудового архіву виконують за ними довідки для оформлення та перерахунку пенсій. Окрім документів ВАТ «Лисичанський завод гумових технічних виробів», до трудового архіву надійшли також документи підприємств: ТОВ «Стандарт», ПП «Атон Вія», ТОВ «Інформенергософт». На теперішній час кількість документів у трудовому архіві складає близько 103960 од. зб., що складає 283 фонди.

Через надходження до трудового архіву документів ВАТ «Лисичанський завод ГТВ», де працювала значна кількість людей і де були встановлені важкі та шкідливі умови праці, збільшилась кількість запитів щодо виконання довідок соціально-правового характеру. За перше півріччя 2017 р. надійшло 607 запитів, у першому півріччі 2016 р. кількість запитів становила 470.

За перше півріччя 2017 р. фахівцями трудового архіву виконано 2769 довідок для оформлення та перерахунку пенсій, що становить на 276 довідок більше ніж за цей же період 2016 року.

Також підготовлено 734 копії архівних документів.

Виконання довідок займає велику кількість часу та потребує значних фізичних зусиль, тому що усі довідки виконуються вручну, а всі документи знаходяться на зберіганні у трудовому архіві тільки у паперовому виді, в електронному виді документів не має. Для підтвердження пільгового стажу роботи, фахівці трудового архіву виконують пакет довідок та за вимогами управлінь Пенсійного фонду України — довідки про заробітну плату за весь період роботи заявника, а це під час складає 15-20-30 років, довідки про відпрацьовані години/дні та спуски-виїзди. Кількість звернень щодо підтвердження пільгового стажу роботи складає четверту частину із загальної кількості запитів.

Архівні довідки, виконані трудовим архівом перевіряються управлінням Пенсійного фонду у м. Лисичанську, так, за звітний період, за участю фахівців трудового архіву, було проведено 62 зустрічні перевірки, розбіжностей з первинними документами не виявлено.

Виконання довідок соціально-правового характеру не є єдиним завданням, яке виконує трудовий архів. Так, до інших завдань відносяться: створення обліково-довідкового апарату до документів що знаходяться на зберіганні, перевіряння наявності і стану документів, проведення ремонту документів, що цього потребують; надання методичної допомоги ліквідаторам стосовно підготовки документів до передачі у трудовий архів.

За консультаційно-методичною допомогою за вищезазначений період часу у трудовий архів зверталися керівники і ліквідатори підприємств і організацій: ДП «Лисичанська теплоелектроцентраль», ТОВ «Стандарт», ПП «Атон Вія», ТОВ «Інформенергософт», КП «ЖЕК № 8», ВАТ «Лисичанське АТП № 10919», «Спеціальний приймальник для утримання осіб, підданих адміністративному арешту».

Протягом звітного періоду трудовим архівом було проведено перевірку наявності та стану документів фондів загальною кількістю 99 од. зб. Були проведені роботи з оправлення та підшивання документів, ремонту документів із паперовою основою. Також були удосконалені та перероблені описи справ фондів ДП «Обрій», Міський фонд молоді, ООО «Термінал Харків», СП «Лисмарк», ООО «Лисойл», ДП «Повітряплавательне інженерне майно», загальною кількістю 99 од. зб.

З метою інформування громадян щодо роботи трудового архіву та порядку звернень громадян, на сайті Лисичанської міської ради розміщена сторінка з відповідною інформацією, постійно оновлюється список ліквідованих підприємств, документи яких надійшли на зберігання до трудового архіву.

Велику увагу Лисичанська міська рада приділяє забезпеченню збереженості архівних документів, тому у 1-му півріччі 2017 р. було встановлено сучасну пожежну сигналізацію у 14 архівосховищах та робочих кабінетах трудового архіву.

Завідувач трудового архіву Лисичанської міської ради І.О. Соловей